Onnistu työkyvyttömyyden ennaltaehkäisyssä ohjausryhmätyöskentelyllä

Teknos on yksi Suomen suurimmista perheyrityksistä. Kansainvälisellä yrityksellä on 11 tuotantomaata ja toimintaa globaalisti yli 20 maassa laajan jälleenmyyntiverkoston kautta. Teknos työllistää 1 800 työntekijää, joista 500 työskentelee Suomessa. Yrityksessä hyödynnetään aktiivisesti ja oikea-aikaisesti ammatillisen kuntoutuksen toimenpiteitä. Toimenpiteiden ansiosta Teknos säästi yli 100 000 euroa työeläkevakuutusmaksuissa viime vuonna ja yrityksen maksuluokka laskee ensi vuonna.

Työkykyjohtamisen ohjausryhmätyöskentely käynnistettiin Suomessa vuonna 2019 uuden henkilöstöpäällikön viitoittamana.

− Käynnistimme ohjausryhmätyöskentelyn uuden henkilöstöpäällikön ja hänen tuomiensa uusien käytäntöjen myötä, kertoo Teknos Oy:n HR-koordinaattori Mari Jylhä.

Teknos Oy:n HR-koordinaattori Mari Jylhä, Kuva: Teknos Oy

Ohjausryhmätyöskentely edellyttää huolellista valmistelua

Teknoksen työkykyjohtamisen ohjausryhmä kokoontuu kerran vuodessa, minkä lisäksi osapuolet järjestävät runsaasti operatiivisia palavereja. Vuosittaisissa ohjausryhmän tapaamisissa on laaja osallistujajoukko, ja mukana ovat Teknoksen henkilöstöpäällikkö, HR-koordinaattori ja työsuojelupäällikkö, Teknos Group Oy:n HR-koordinaattori, työterveyshuollon asiakkuuspäällikkö, asiakkuudesta vastaava työterveyslääkäri ja asiakkuudesta vastaava työterveyshoitaja, Elon työkykyjohtamisen kehittämispäällikkö ja kuntoutusasiantuntija sekä vahinkovakuutusyhtiön yhteyspäällikkö, asiantuntijaratkaisija ja riskipäällikkö. Ohjausryhmä voidaan tarvittaessa pitää myös pienemmällä osallistujajoukolla. Esimerkiksi Teknoksen HR:n, Elon ja työterveyshuollon kesken on pidetty erillisiä ohjausryhmiä tarpeen mukaan.

− Yhteistyön alussa ohjausryhmä tapasi tiiviimmin, kolme kertaa vuoden 2020 aikana. Olemme pitäneet myös tiettyyn teemaan liittyviä ohjausryhmiä. Kun olimme huolissamme mielenterveysperusteisista sairauspoissaoloista, pidimme oman ohjausryhmätapaamisen, jossa mietimme ratkaisuja sopivalla kokoonpanolla, Jylhä kuvaa.

Teknoksen henkilöstöpäällikkö toimii kokouksissa puheenjohtajana. Hän myös ohjaa kokousten valmistelua lähettämällä kutsun ja valmistautumisohjeet osallistujille hyvissä ajoin. Toimintamallilla varmistetaan, että kaikki osapuolet tallentavat valmistelemansa aineistot määräaikaan mennessä ohjausryhmän yhteiseen Teams-ryhmään, ja kaikki ehtivät tutustua materiaaleihin ennen kokousta.

− Huolellinen valmistelu ja etukäteen hiottu agenda korostuvat ohjausryhmätyöskentelyssä. Myös puheenjohtajan merkitys on suuri, jotta ohjausryhmätyöskentely saadaan tehokkaaksi näin suurella kokoonpanolla, Jylhä korostaa.

Teknoksen työkykyjohtaminen perustuu vahvasti tiedolla johtamisen periaatteeseen. Ohjausryhmän kokouksissa käydään läpi työkykyjohtamisen ohjaustaulu, johon on kerätty kaikki tavoitteet, mittarit, tulokset kuluvalta ja aiemmilta vuosilta sekä tietojen lähde. Työkykyjohtamisen ohjaustaulua hyödynnetään myös seuraavan vuoden toimintasuunnitelman tekemisessä. Toimintasuunnitelmaan kirjataan työkykyjohtamisen tavoitteet, mittarit ja konkreettiset toimenpiteet yhteistyössä Teknoksen HR:n, Elon ja työterveyshuollon kesken, ja ohjaustaulu ohjaa toimintasuunnitelman tekoa.

Teknoksen vinkit toimivaan ohjausryhmätyöskentelyyn

Muistakaa nämä seikat ohjausryhmän kokousten johtamisessa:

• Puheenjohtajan rooli on aktiivinen
• Kokous- ja projektinjohtamistaidot
• Valmistautuminen ja ennakkotehtävät
• Aikataulu
• Jatkotoimenpiteet

Pohtikaa aluksi ohjausryhmän tarkoitusta ja tavoitteita:

• Mitkä ovat yrityksen strategiset tavoitteet ja huolet henkilöstön työkyvystä?
• Mihin pyritään?
• Mitä asioita käsitellään?
• Ketä kutsutaan mukaan?
• Kuinka usein tavataan?

Varmistakaa hyvä vuorovaikutus osapuolten välillä:

• Yhteistyö
• Selkeät roolit ja vastuut
• Ennalta sovitut forumit
• Yhteiset tavoitteet
• Yhteiset tunnusluvut