Usein kysyttyä tulorekisteristä

Ilmoitat TyEL-vakuutetuille työntekijöille maksetut palkat tulorekisteriin viimeistään viidentenä (5) kalenteripäivänä maksupäivän jälkeen. Suorituksen maksupäivä on se päivä, jolloin suoritus on saajan käytettävissä, esimerkiksi nostettavissa saajan tililtä eli palkkapäivä. 

Maksupäivän jälkeiseen viiden kalenteripäivän laskemiseen otetaan mukaan lauantai, sunnuntai tai muu pyhäpäivä, mutta jos ilmoituksen antamisen eräpäivä on lauantai, sunnuntai tai muu pyhäpäivä, tiedot voi ilmoittaa seuraavana arkipäivänä. 

Esimerkki 1: Jos työntekijöidesi palkkapäivä on torstai 31.1.2019, niin viiden päivän määräaika täyttyy tiistaina 5.2.2019, jolloin sinun tulee viimeistään ilmoittaa torstain ansiot tulorekisteriin. Toisin sanottuna viikonlopun tai pyhäpäivien osuminen määräajan keskelle ei pidennä määräaikaa.

Esimerkki 2: Jos työntekijöidesi palkkapäivä on tiistai 15.1.2019, viiden päivän määräaika täyttyisi sunnuntaina 20.1.2019. Koska ilmoittamisen eräpäivä ei voi olla lauantai, sunnuntai ja muu pyhäpäivä, niin käytännössä viimeinen päivä ilmoittaa palkat on seuraava arkipäivä eli maanantai 21.1.2019.  

Tulorekisteriin ilmoitettavia tietoja ovat palkat, luontoisedut, palkkiot, työkorvaukset sekä muut ansiotulot. Myös verovapaat ja veronalaiset kustannusten korvaukset on ilmoitettava. Ilmoitettaville tiedoille ei ole euromääräistä alarajaa eikä ikärajaa, vaan kaikki palkkatiedot on ilmoitettava riippumatta summasta tai tulonsaajan iästä. Tiedot ilmoitetaan 1.1.2019 jälkeen maksetuista palkoista.

Työnantaja tai muu suorituksen maksaja ilmoittaa maksetut palkat ja muut ansiotulot palkkatietoilmoituksella jokaisesta tulonsaajasta erikseen. Yhdellä ilmoituksella ilmoitetaan yhden tulonsaajan yhden maksukerran tiedot.  Samalla ilmoituksella voi kuitenkin ilmoittaa samalle tulonsaajalle useita erilajisia tuloja, esimerkiksi rahapalkkaa, luontoisetuja ja kilometrikorvauksia.

Tulorekisteriin voi tehdä ilmoituksia kolmella eri tavalla:

1. Teknistä rajapintaa pitkin -> Automaattinen ilmoitus omasta palkkajärjestelmästä:
- Palkkajärjestelmän tulee olla yhteensopiva tulorekisterin kanssa, mm. aineiston tulee olla xml-muotoisia ja tulolajien koodit tulee olla yhteensopivia tulorekisterin tulolajien kanssa.
- Ilmoittamiseen ei tarvita erillistä kirjautumista. Yhteys tulorekisteriin muodostetaan etukäteen haettavan varmenteen avulla.

2. Sähköisen asiointipalvelun kautta
- Kirjaudutaan tulorekisteri.fi -sivujen kautta, tunnistaudutaan joko pankkitunnuksilla, mobiilivarmenteella, organisaatio- tai varmennekortilla.
- Käyttövaltuudet on hoidettava kuntoon ennen kirjautumista Suomi.fi -palvelun kautta.
- Ilmoitukset voi tehdä:
  1. Latauspalvelussa, jossa tiedot voidaan ladata tiedostona xml-muotoisena
  2. Verkkolomakkeella, jolla yksittäisen ilmoituksen tiedot syötetään manuaalisesti.

3. Erityisestä syystä myös paperilomakkeella
- Jos ei voida kohtuudella edellyttää tietojen antamista sähköisesti; esimerkiksi kun kyseessä on luonnollinen henkilö, kuolinpesä, satunnainen tai ulkomainen työnantaja.
- Lomake löytyy tulorekisterin sivuilta >

Käyttössä on myös palkanlaskentaohjelma Palkka.fi, josta tiedot menevät automaattisesti tulorekisteriin.

Voit tarkistaa tulorekisteriin tehdyt ilmoitukset tulorekisterin sähköiseltä käyttöliittymältä ’Annetut ilmoitukset’ - näytöltä tai tilaamalla raportin kohdasta ’Tilaukset --> Raportit’.

Jos sinulla on voimassa oleva TyEL-vakuutussopimus (eli et ole tilapäinen työnantaja), täytä Työeläkevakuutus- kohdassa seuraavat tiedot: 

• Tieto työeläkevakuutuksesta: ”1 – Työntekijän eläkevakuutus”
• Työeläkelaitoksen yhtiötunnus: ” 54 – Keskinäinen työeläkevakuutusyhtiö Elo”
• Eläkejärjestelynumero: ”54-XXXXXXXX” (TyEL-vakuutusnumero)

• Ilmoitus on yhden henkilön yhden palkanmaksupäivän palkkatietoilmoitus.
• Tulorekisteriin lähetettävä aineisto voi sisältää usean työntekijän palkkatietoilmoituksen.

Tässä muutamia käytännön ohjeita luontoisetujen ilmoittamiseen:

1. Luontoisedusta peritty korvaus on ilmoitettava samalla palkkatietoilmoituksella kuin luontoisetu, vaikka korvaus perittäisiin etukäteen tai myöhemmin.

2. Jos työnantaja on perinyt luontoisedusta korvausta enemmän kuin luontoisedun verotusarvo, palkkatietoilmoituksella ilmoitetaan luontoisedusta perittynä korvauksena korkeintaan verotusarvoa vastaava määrä.

3. Jos ravintoedusta peritty korvaus vastaa verotusarvoa, perittyä korvausta ei ilmoiteta 407-tulolajilla (muista luontoiseduista peritty korvaus), vaan tällöin käytetään vain tietoa ”Ravintoedusta peritty korvaus vastaa verotusarvoa”-”Kyllä”.

Voi vaikuttaa siltä, että luontoisetujen ilmoittaminen tulorekisteriin on mennyt oikein, koska tulorekisteristä ei tule virheherjaa. Virheellisesti tehdyt ilmoitukset välittyvät Eloon, mutta niistä saattaa muodostua virheellinen TyEL-maksu.

 

Kannattaa tutustua huolella tulorekisterin ohjeeseen ’Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin: Luontoisedut ja kustannusten korvaukset’.  

TyEL:n alaista ansiota on luontoisetu, josta on vähennetty siitä peritty korvaus. Eli, esim. jos luontoisetu on 120 euroa ja siitä peritty korvaus 20 euroa, on TyEL:n alainen ansio 100 euroa.

Toisin sanoen, kun luontoisetu on suurempi kuin siitä peritty korvaus on niiden erotus TyEL:n alaista ansiota. Jos luontoisedusta peritty korvaus taas vastaa sen verotusarvoa eli ne ovat samansuuruiset, ei luontoisetu ole TyEL:n alaista ansiota.  

 

Esimerkki 1: Asuntoetu ja siitä peritty korvaus

Asuntoetu (tulolaji 301): 900 euroa

Muista luontoisedusta peritty korvaus (tulolaji 407): 750 euroa

Erotus on 150 euroa. Tämä on asuntoedun verottava määrä, joten TyEL:n alainen ansio on 150 euroa.

 

Esimerkki 2: Ravintoetu ja siitä peritty korvaus

Ravintoetu (tulolaji 334): 120 euroa

Ravintoedusta peritty korvaus vastaa verotusarvoa: True/Kyllä

Erotus on 0 euroa. Tämä on ravintoedun verotettava määrä, joten TyEL:n alainen ansio on 0 euroa.

 

Esimerkki 3: Ravintoetu ja siitä peritty korvaus

Ravintoetu (tulolaji 334): 120 euroa

Muista luontoiseduista peritty korvaus (tulolaji 407): 80 euroa

Erotus on 40 euroa. Tämä on ravintoedun verotettava määrä, joten TyEL:n alainen ansio on 40 euroa.

Silloin, kun työnantaja antaa työntekijälle polkupyöräedun palkanlisänä, ainoastaan edun verovapaan tulon ylittävä määrä lisätään bruttopalkkaan veronalaisena luontoisetuna. Tällöin TyEL-ansion määrä vastaa veronalaisen ansion määrää ja tulorekisteri-ilmoitukset tehdään samalla tavalla kuin muidenkin luontoisetujen kohdalla. 

Kun polkupyöräetu on sovittu annettavaksi palkanosana (työntekijän rahapalkkaa alentamalla), katsotaan etu vastikkeeksi työstä ja se luetaan mukaan TyEL-ansioon siitä huolimatta, että etu on verotuksessa kokonaan tai osin verovapaa. Tämä merkitsee sitä, että TyEL-ansion määrä muodostuu korkeammaksi kuin verotettavan ansion määrä. Tulorekisteri-ilmoitus tehdään näissä tapauksissa tulolajeilla 341 (Työsuhdematkalipun verovapaa osuus) ja 363 (Polkupyöräedun verovapaa osuus), niin että Vakuuttamistiedon tyyppi -kohtaan merkitään näiden olevan työeläke-, työttömyys- sekä työtapaturma- ja ammattitautivakuutusmaksun alaisia.

Tarkemmat ohjeet ilmoittamiseen löydät tulorekisterin verkkosivuilta >

Tulorekisteriin palkkatietoilmoituksella ilmoitettavat tiedot voivat olla joko jokaisen ilmoituksen yhteydessä annettavia pakollisia tietoja tai täydentäviä tietoja.

Pakollisia tietoja ovat esimerkiksi:
•    yksilöinti- ja tunnistetiedot, kuten palkanmaksukausi ja -päivä sekä tiedot suorituksen maksajista ja saajista
•    osa palkkatietoilmoituksen tulolajeista (esimerkiksi luontoisedut ja kustannusten korvaukset) silloin, kun kyseisiä tuloja maksetaan
•    rahapalkkojen ilmoittaminen vähintään yhteissummana (ns. ilmoitustapa 1 = rahapalkkojen ilmoittamisen suppeampi tarkkuustaso)

Täydentäviä tietoja ovat esimerkiksi:
•    täydentävät tulolajit, kuten rahapalkkojen ilmoittaminen eritellysti (ns. ilmoitustapa 2 = rahapalkkojen ilmoittamisen laajempi tarkkuustaso)
•    muut lisätiedot, esimerkiksi tietyt palvelussuhdetta koskevat tiedot, poissaolotiedot sekä tulolajien ansaintajaksot

Kun työnantaja antaa tarvittavat täydentävät tiedot samassa yhteydessä maksamiensa palkkojen kanssa, jälkikäteen tehtävät selvitykset vähenevät. Mm. työeläkelaitokset tarvitsevat täydentäviä tietoja.
Jos tiedot jätetään ilmoittamatta, tiedon käyttäjät voivat joutua kysymään suorituksen maksajalta tietoja myöhemmin erikseen.

Ilmoitustapa 1 = Tällä tarkoitetaan rahapalkkojen ilmoittamista vähintään yhteissummana = rahapalkkojen ilmoittamisen suppeampi tarkkuustaso.   

Ilmoitustapa 2 = Tällä tarkoitetaan rahapalkkojen ilmoittamista eritellysti, täydentävillä tulolajeilla = rahapalkkojen ilmoittamisen laajempi tarkkuustaso (suositeltu ilmoitustapa).

Tulorekisterin palkkatietoilmoitukselle viedään ansioita eri tulolajeille. Tulolajilla tarkoitetaan tulon tyyppiä, jolla tulorekisteriin ilmoitettavat suoritukset eritellään. Tulolajeja ovat muun muassa aikapalkka, urakkapalkka ja työkorvaus.

Tulolajit on jaettu 4 ryhmään (100-, 200-, 300- ja 400 sarjan tulolajit):

•    100-sarjan tulolajeja käytetään, kun ilmoitetaan ilmoitustapa 1:llä, eli rahapalkan ilmoittaminen yhteissummana.
•    200-sarjan tulolajeja käytetään, kun ilmoitetaan ilmoitustapa 2:lla, eli rahapalkan ilmoittaminen eritellysti (suositeltu ilmoitustapa).
•    300-sarjan tulolajit ovat erikseen ilmoitettavia tulolajeja, esim. luontoisedut ja kustannusten korvaukset. Ovat pakollisia ilmoittaa, jos kyseistä tulolajia maksetaan.
•    400-sarjan tulolajeja käytetään, kun ilmoitetaan palkasta vähennettäviä eriä, kuten esim.  ennakonpidätys ja työntekijämaksut. Ovat pakolliset ilmoittaa, jos kyseinen maksu on vähennetty palkasta.

Palkanmaksukausi on ajanjakso, jolta palkka maksetaan. Työsuhteen päättyessä päättyy myös palkanmaksukausi. Palkka on maksettava palkanmaksukauden viimeisenä päivänä, jollei toisin sovita. Aineistossa voi olla vain yksi palkanmaksukausi.

Ansaintakausi (tulon ansainta-/kertymä aika) voi olla eri kuin palkanmaksukausi. Ansaintakausi on ajanjakso, jolta tulo on kertynyt. Ansaintakausi voi olla pidempi tai lyhyempi kuin palkanmaksukausi, esimerkiksi vuoden pituinen tai pidempi. Ansaintakausi on tulolajikohtainen tieto, ja se voi olla kunkin ilmoitettavan tulolajin kohdalla eripituinen.

Jos yrityksessä on tuntipalkkaisia, joille maksetaan palkka 2 viikon välein, sekä kuukausipalkkaisia, joille maksetaan palkka kerran kuukaudessa. Voiko työntekijöille maksetut suoritukset ilmoittaa samassa aineistossa, kun maksupäivä on sama?

Ei voi, jos kuukausi- ja tuntipalkkaisilla on eri palkanmaksukaudet. Yhdessä aineistossa voi olla yhden maksupäivän ja yhden palkanmaksukauden ilmoitukset. Jos palkanmaksukausi on tuntipalkkaisilla ja kuukausipalkkaisilla eri, tiedot on annettava eri aineistoissa, vaikka maksupäivä olisi sama.

Tulolajia Palkkasumma, joka on työeläkevakuutusmaksun alainen (102) käytetään, kun tulolajilla ilmoitetaan tulonsaajan työeläkevakuutuksen perusteena oleva työansio yhteensä.
Tulolajia käytetään vain, jos eläkevakuutusmaksujen alainen työansio poikkeaa Palkka yhteissumma -tulolajilla ilmoitetusta tulon määrästä.

Esimerkki: Palkka yhteissummaksi (101) ilmoitetaan 1000 euroa ja jostain syystä koko 1000 euroa ei ole TyEL-vakuutettavaa tuloa, vaan TyEL-vakuutettava summa on 800 euroa.
Jotta TyEL-vakuuttaminen menee oikein, on ilmoitettava omaksi tulolajiksi 800 euroa, joka on työeläkevakuutusmaksun alainen (102).

Vuonna 2023 alle 17- ja yli 68-vuotiaat eivät kuulu TyEL-vakuuttamisen piiriin. Jotta ilmoittaminen tulorekisterissä menisi oikein on tulorekisterissä ilmoitettava, ettei vakuuttamisvelvollisuutta ole, käyttämällä Vakuuttamisen poikkeustilanteen tyyppiä ’Ei vakuuttamisvelvollisuutta (työeläkevakuutus)’.

Työeläkelaitoksen yhtiötunnusta ja eläkejärjestelynumeroa ei myöskään ilmoiteta tulorekisteriin.

Tulorekisteristä Eloon välittyvät vain ne tiedot, jotka Elolla on oikeus saada, eli tiedot jotka ovat välttämättömiä työeläkevakuuttamista varten.
Jos kaikki tiedot eivät ole välittyneet Eloon oikein, kannattaa tarkistaa tulorekisterin sähköisestä asiointipalvelusta löytyykö tietoja, jotka estävät ilmoituksen tai sen osan välittymisen Eloon. Tällaisia tietoja voivat olla esimerkiksi:

• Vakuuttamisen poikkeustilanteen tyyppi: Ei vakuuttamisvelvollisuutta (työeläkevakuutus)
  • tämä tieto estää koko ilmoituksen välittymisen Eloon.
• Tulolajille lisätty Vakuuttamistiedon tyyppi -tieto Työeläkevakuutusmaksun alainen: Ei
  • tämä tieto estää kyseisen tulolajin välittymisen Eloon.
• Tulolaji joka ei ole työeläkevakuutusmaksun alainen
  • tutustu tulorekisterin tulolajikoodistoon >

Kun tilapäinen työnantaja tekee palkkailmoituksen tulorekisteriin, on hänen ilmoittamisen yhteydessä valittava työeläkeyhtiö, jossa haluaa TyEL-vakuuttaa työntekijänsä.

Riippuen ilmoitustavasta, voi tilapäinen työnantaja tarvita tulorekisteriin ilmoittamista varten
•    Elon yhtiötunnuksen, joka on 54
•    teknisen eläkevakuutusnumeron, joka on Elossa 54-0000000U

Jos tilapäinen työnantaja käyttää tulorekisterin sähköisen asiointipalvelun verkkolomaketta tai käyttää palkanlaskentaan Palkka.fi:tä, ei Elon yhtiötunnusta tai tilapäisen työnantajan teknistä eläkevakuutusnumeroa tarvitse erikseen täyttää, vaan riittää että valitsee työeläkeyhtiöksi Elon.  

Olet tilapäinen työnantaja, jos sinulla ei ole voimassa olevaa TyEL-vakuutussopimusta, palveluksessasi ei ole yhtään vakituista työntekijää ja työntekijöiden yhteenlaskettu palkkasumma 6 kk:n ajalla on alle 9 348 euroa.

Kun teet tilapäisen työnantajan ilmoituksen tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa, valitse Työeläkevakuutus -kohdassa seuraavat tiedot: 

• Tieto työeläkevakuutuksesta: ”1- Työntekijän työeläkevakuutus”
• Valitse "Tilapäinen työnantaja (ei TyEL-vakuutussopimusta)"
• Työeläkelaitoksen yhtiötunnus: ”54 – Keskinäinen Työeläkevakuutusyhtiö Elo”

Kotitalouden teettämällä työllä tarkoitetaan yksityishenkilön tai kuolinpesän teettämää työtä, joka ei liity henkilön maatalous- tai elinkeinotoimintaan.
Tulorekisterin sivuilla löytyy selkeä lisäohje, joka on tarkoitettu kotitalouksille, jotka maksavat palkkaa tai muita ansiotuloja ja ilmoittavat tiedot tulorekisteriin.

Kun kyseessä on kotitalouden teettämä työ, tehdään ilmoitus tulorekisteriin aina henkilötunnuksella.

Jos tulorekisterin palkkatietoilmoituksella on annettu virheellisesti tieto ”Vakuuttamisen poikkeustilanteen tyyppi: Ei vakuuttamisvelvollisuutta työtapaturma- ja ammattitautivakuutus” tai jos jaettujen vakuutusten vakuutusnumerotieto puutuu (yrityksellä monta tapaturmavakuutusta), on aikaisempi ilmoitus ensin mitätöitävä ja sen jälkeen tehtävä uusi ilmoitus. 

Mikäli ammattiluokka-tieto puuttuu tai poikkeaa siitä, mitä on aiemmin ilmoitettu tapaturmavakuutusyhtiölle, korjataan tieto korvaavalla ilmoituksella, jolloin mitätöintiä ei tehdä.  

Jos tulorekisteri-ilmoituksia täytyy virheen tai puutteiden takia mitätöidä, on hyvä huomioida, että kaikki mitätöinti-ilmoitukset tulevat myös kaikille tiedon käyttäjille, ja näin ollen voi mitätöinneillä olla vaikutusta esimerkiksi työnantajamaksuihin ja koronlaskentaan sekä tiedon käyttäjien päätöksentekoprosesseihin. 
Jotta mitätöinnin vaikutukset ovat mahdollisimman pienet, suosittelemme Elossa tekemään ilmoituksen mitätöimisen ja uuden ilmoituksen antamisen samana päivänä kello 14 mennessä.

Tulorekisterin tiedot korjataan korvaavalla menettelyllä. Tämä tarkoittaa, että alkuperäistä ilmoitusta korjataan siten, että ilmoituksen kaikki tiedot annetaan uudelleen, ja ilmoituksella annetaan uusien ja muuttuneiden tietojen lisäksi alkuperäisessä ilmoituksessa oikein olleet tiedot. Korvaava ilmoitus tehdään samalle maksupäivälle kuin alkuperäinen ilmoitus.

Maksajan lähettämä aineisto voi sisältää useiden tulonsaajien palkkatietoilmoituksia.
•   Ilmoituksella tarkoitetaan yhden tulonsaajan yhden maksukerran tietoja
•   Jos aineistossa on virheellisiä ilmoituksia, koko aineistoa ei toimiteta uudelleen, vain virheelliset ilmoitukset on korjattava. Virheettömiä ilmoituksia ei tarvitse antaa uudelleen.

Tulonsaajalla voi olla samalta maksajalta useita voimassaolevia palkkatietoilmoituksia, joissa on sama palkanmaksukausi ja -päivä. Jos maksaja valitsee toimenpiteen tyypiksi "Uusi ilmoitus", ilmoitus ei korvaa aiemmin annettua ilmoitusta, vaikka palkanmaksukausi ja -päivä olisivat samat. Kun aiemmin annettua ilmoitusta halutaan korjata, valitaan toimenpiteen tyypiksi "Korvaava ilmoitus". Tietojen korjaamisessa käytetään ilmoitusviitteitä, joilla korjaus tai mitätöinti kohdennetaan oikeaan ilmoitukseen.

Tiedot on korjattava mitätöimällä aiempi ilmoitus ja antamalla sen jälkeen uusi ilmoitus seuraavissa tilanteissa:

• Maksupäivän korjaus.
• Palkanmaksukauden korjaus.
• Suorituksen maksajan ja tulonsaajan asiakastunnisteiden korjaus.
• Tulonsaajan lisätiedon tyypin korjaus, kun muutetaan lisätietoa urheilija tai yhteisö
• Maksajan tyypin korjaus, kun muutetaan tietoa tilapäinen työnantaja
• Toimii sijaismaksajana -tiedon korjaus
• Sijaismaksaja-tietoryhmän varsinaisen työnantajan asiakastunnisteiden korjaus.
• Tulonsaajan syntymäajan korjaus.
• Eläkejärjestelynumeron korjaus.
• Työtapaturmavakuutusyhtiön tunnisteen tai vakuutusnumeron korjaus.
• Vakuuttamisen poikkeustilanteen tyyppi -tietojen korjaukset: 
  • ei vakuuttamisvelvollisuutta -tietojen muutokset taannehtivasti,
  • ei kuulu Suomen sosiaaliturvan soveltamispiiriin -tietojen muutokset taannehtivasti ja
  • vapaaehtoinen vakuuttaminen Suomessa (työeläkevakuutus) -tiedon muutos taannehtivasti.

Jos tulorekisteri-ilmoituksia täytyy virheen tai puutteiden takia mitätöidä, on hyvä huomioida, että kaikki mitätöinti-ilmoitukset tulevat myös kaikille tiedon käyttäjille, ja näin ollen voi mitätöinneillä olla vaikutusta esimerkiksi työnantajamaksuihin ja koronlaskentaan sekä tiedon käyttäjien päätöksentekoprosesseihin. 
Jotta mitätöinnin vaikutukset ovat mahdollisimman pienet, suosittelemme Elossa tekemään ilmoituksen mitätöimisen ja uuden ilmoituksen antamisen samana päivänä kello 14 mennessä.

Jos virhe on pelkästään ilmoituksessa, eli työntekijälle on maksettu oikea määrä palkkaa mutta tulorekisteriin on ilmoitettu väärin, pitää tehdä korvaava ilmoitus. Jos on maksanut työntekijälle liikaa palkkaa tai muuta tuloa, maksajan pitää korjata aiempi ilmoitus merkitsemällä liikasuoritus perusteettomaksi eduksi. Takaisinperintätiedot ilmoitetaan sen palkanmaksukauden ilmoituksella, jolloin ne maksetaan työnantajalle takaisin. Samalla olisi mainittava myös alkuperäinen palkanmaksukausi, jolloin liikasuoritus maksettiin työntekijälle.

Tilanteessa jossa kuukauden ensimmäisellä palkanmaksukaudella TyEL-vakuutuksen alaraja ei ylity, mutta toisella palkanmaksukaudella raja ylittyy, tiedot ilmoitetaan ja korjataan tulorekisteriin seuraavasti:

•   Ilmoitusta on korjattava Vakuuttamisen poikkeustilanteen tyyppi -tiedot mitätöimällä aiemmin annettu ilmoitus, minkä jälkeen on annettava uusi ilmoitus oikeilla tiedoilla.
•   Uusi ilmoitus täytyy antaa myös ensimmäiseltä palkanmaksukaudelta, koska olosuhde on muuttunut eikä aiemmin annettu Vakuuttamisen poikkeustilanteen tyyppi -tieto enää ole oikea.
•   Tulorekisteritietojen täytyy vastata todellisuutta, joten palkkatietoilmoitukset on tehtävä todellisten maksupäivien mukaisesti. Jos ensimmäisen palkanmaksukauden työntekijän osuus työeläkevakuutusmaksusta veloitetaan toisella palkanmaksukaudella, myös ilmoitus kohdistetaan toiselle palkanmaksukaudelle. Ensimmäisen palkanmaksukauden ilmoitus täytyy mitätöidä, minkä jälkeen ilmoitetaan uudella ilmoituksella muuttunut vakuuttamistieto (tieto työeläkevakuutuksesta, yhtiötunnus ja eläkejärjestelynumero). Jos tulonsaajalta ei ole peritty työntekijämaksuja, niitä ei ilmoiteta. Toisen palkanmaksukauden palkkatietoilmoituksella ilmoitetaan koko peritty työeläkevakuutusmaksu (ja mahdollinen työttömyysvakuutusmaksu) toteutuneen mukaisesti. Yksi ilmoitus riittää.

Jos tulorekisteri-ilmoituksia täytyy virheen tai puutteiden takia mitätöidä, on hyvä huomioida, että kaikki mitätöinti-ilmoitukset tulevat myös kaikille tiedon käyttäjille, ja näin ollen voi mitätöinneillä olla vaikutusta esimerkiksi työnantajamaksuihin ja koronlaskentaan sekä tiedon käyttäjien päätöksentekoprosesseihin. 
Jotta mitätöinnin vaikutukset ovat mahdollisimman pienet, suosittelemme Elossa tekemään ilmoituksen mitätöimisen ja uuden ilmoituksen antamisen samana päivänä kello 14 mennessä.

Jos palkanmaksupäivä on ilmoitettu väärin tulorekisteriin, on ilmoitus mitätöitävä. Sen jälkeen on tehtävä uusi ilmoitus oikealla/uudella palkanmaksupäivällä.

Jos tulorekisteri-ilmoituksia täytyy virheen tai puutteiden takia mitätöidä, on hyvä huomioida, että kaikki mitätöinti-ilmoitukset tulevat myös kaikille tiedon käyttäjille, ja näin ollen voi mitätöinneillä olla vaikutusta esimerkiksi työnantajamaksuihin ja koronlaskentaan sekä tiedon käyttäjien päätöksentekoprosesseihin. 
Jotta mitätöinnin vaikutukset ovat mahdollisimman pienet, suosittelemme Elossa tekemään ilmoituksen mitätöimisen ja uuden ilmoituksen antamisen samana päivänä kello 14 mennessä.

Jos TyEL-vakuutusnumero on ilmoitettu väärin tulorekisteriin, niin ilmoitus on mitätöitävä. Sen jälkeen on tehtävä uusi ilmoitus oikealla TyEL-vakuutusnumerolla.

Jos tulorekisteri-ilmoituksia täytyy virheen tai puutteiden takia mitätöidä, on hyvä huomioida, että kaikki mitätöinti-ilmoitukset tulevat myös kaikille tiedon käyttäjille, ja näin ollen voi mitätöinneillä olla vaikutusta esimerkiksi työnantajamaksuihin ja koronlaskentaan sekä tiedon käyttäjien päätöksentekoprosesseihin. 
Jotta mitätöinnin vaikutukset ovat mahdollisimman pienet, suosittelemme Elossa tekemään ilmoituksen mitätöimisen ja uuden ilmoituksen antamisen samana päivänä kello 14 mennessä.

Jos olet maksanut työntekijälle liikaa palkkaa ja tulorekisterissä oleva ilmoitus on väärin, tee tulorekisteriin korvaava ilmoitus sen palkanmaksupäivän ilmoituksesta, jonka aikana liikasuoritus on maksettu työntekijälle, ja merkitse liikasuoritus perusteettomaksi eduksi (eli vähennä liikasuoritus siitä tulolajista, jolla olet sen alun perin ilmoittanut ja ilmoita se perusteettomana etuna). Korjattu tieto tulee Eloon, ja työeläkevakuutusmaksun alainen palkkasumma pienenee perusteettoman edun verran.

Pelkkää takaisinperintäilmoitusta (ts. jätetään korjaamatta aiemmin ilmoitettu liikasuoritus perusteettomaksi eduksi) ei voi tehdä, koska takaisinperintätieto ei välity Eloon.

Valtuutus koskee tietyn yrityksen tai henkilön tietoja. Valtuutetun tahon vaihtuminen ei vaikuta siihen, mitä tietoja uusi valtuutettu taho näkee; uusi tilitoimisto voi katsella valtuuttajan tuottamia palkkatietoilmoituksia eli myös edellisen tilitoimiston tekemiä ilmoituksia.

Valtuuden päätyttyä valtuutettu ei näe enää yrityksen tietoja eikä antamiaan ilmoituksia.

Uusi tilitoimisto voi ylläpitää ja toimittaa valtuuttajan tuottamia palkkatietoilmoituksia eli myös sellaisia, jotka ovat edellisen tilitoimiston tekemiä.
−    Yrityksen ilmoittamat tiedot säilyvät tulorekisterissä 10 vuoden ajan. Tietoja voidaan korjata niin kauan kuin niitä säilytetään tulorekisterissä.

Ulkomaisen yrityksen valtuuttamiseen löydät hyvät ohjeet tulorekisterin sivuilta.

Kun teet palkkailmoituksen tulorekisteriin ajoissa, on TyEL-laskun eräpäivä palkanmaksukuukautta seuraavan kuukauden viimeinen päivä. Tämä on myös TyEL-vakuutusmaksujen viimeinen koroton eräpäivä. Tämän jälkeen erääntyville maksuille lasketaan vakuutusmaksukorkoa. Vakuutusmaksukorko 1.1.2024 alkaen on 4,10 %. 

TyEL-maksu on tulorekisteriaikana reaaliaikainen ja heti lopullinen. Tulorekisteriin tehdyn palkkailmoituksen perusteella lasketaan TyEL-maksu, joka sisältää perusmaksun ja suurasiakkailla lisäksi maksuluokan vaikutuksen ja maksutappio-osan alennuksen. Näin ollen tulorekisteriaikana ei ole tarvetta erillisille vuosilaskennoille, joten tarkistusmaksuakaan ei enää synny.

Syitä voi olla useita mm.

a) Jos palkkatietoilmoituksella on ollut jotain puutteellisia tietoja, esim. luontoisetuja koskien (lue lisää kohdasta "Miten luontoisedut tulee ilmoittaa tulorekisteriin?"), ei kyseistä ilmoitusta ole voitu käsitellä samaan aikaan aineiston muiden ilmoitusten kanssa. Tämän vuoksi nämä ilmoitukset eivät välttämättä ole laskulla mukana.

b) Tulorekisteriin tehty ilmoitus on saattanut sisältää muitakin kuin TyEL:in alaisia ansioita, esim. vuonna 2023 alle 17- ja/tai yli 68-vuotiaiden ansioita. Lue lisää TyEL-alaisista ansioista >

c) Jos palkkatietoilmoitus tai korjaus on tehty tulorekisteriin sen jälkeen, kun muista saman kuukauden palkkailmoituksista on jo ehtinyt lähteä lasku.

d) Jos palkkailmoituksesta on muodostunut useampi aineisto, voi tilanne olla se, että ilmoitukset ovat tulleet Eloon eri aikaan eivätkä sen takia ehdi samalle laskulle.

 

Kyllä on mahdollista, samaan tapaan kuin ennenkin. Lisäksi voit saada ennen laskun eräpäivää yhden kuukauden ylimääräistä vakuutusmaksukorollista maksuaikaa Elon verkkopalvelusta tai soittamalla asiakaspalveluumme puh. 020 694 730.

Laskemme TyEL-maksun Elossa kerran päivässä, ja jos tulorekisteriin ilmoitetut palkkatiedot on tulleet eri päivien laskentaan, niin niistä on muodostunut laskulle tämän vuoksi useampi rivi samalle palkanmaksupäivälle.

Palkat tulee ilmoittaa tulorekisteriin TyEL:n alaisiksi ansioiksi. Jos työntekijöille myönnetään A1-todistus, tulee tulorekisteriin tehdä korjaus/mitätöinti-ilmoitus. Palkat tulee ilmoittaa tulorekisteriin ajallaan, jotta palkkojen ilmoittamisesta myöhässä ei tule seuraamusmaksua, eikä myöskään esim. TyEL-maksuille muodostu vakuutusmaksukorkoa.

Esimerkki:
Ulkomailta Suomeen tulevan työntekijän tarkoituksena on työskennellä Suomessa koko kalenterivuosi 1.1.–31.12. Työntekijällä ei ole A1-todistusta Suomeen. Työnantaja on maksanut sosiaalivakuutusmaksut Suomeen ja ilmoittanut tarvittavat tiedot tulorekisteriin.

Toukokuun lopussa työntekijä toimittaa työnantajalle lähtömaasta saamansa A1-todistuksen, joka on ollut voimassa vuoden alusta lähtien. Siten työnantaja on maksanut sosiaalivakuutusmaksut aiheettomasti Suomeen viideltä kuukaudelta.
Työnantajan on mitätöitävä tulorekisteriin antamansa ilmoitukset tammi-toukokuulta ja annettava uudet palkkatietoilmoitukset. Uudella palkkatietoilmoituksella ilmoitetaan tiedot

• Vakuuttamisen poikkeustilanteen tyyppi: Ei kuulu Suomen sosiaaliturvan piiriin (työeläke-, sairaus-, työttömyys- sekä työtapaturma- ja ammattitautivakuutus)
• Sosiaaliturvaa koskeva todistus: Suomeen A1-todistus tai sopimus.

Työnantajalle palautetaan tammi-toukokuussa virheellisesti maksetut vakuutusmaksut ja työnantajan on palautettava työntekijälle virheellisesti perityt työntekijän maksut. Työnantajan on annettava tulorekisteriin ilmoitus työntekijälle palauttamistaan vakuutusmaksuista. Menettely kuvataan ohjeessa Tietojen korjaaminen tulorekisterissä, kohdassa 2.4 Negatiivisten lukujen ilmoittaminen.

Ensisijaisesti suorituksen maksaja ilmoittaa tiedot suomalaisella Y-tunnuksella tai henkilötunnuksella. Jos maksajalla ei kuitenkaan ole Suomessa annettua asiakastunnistetta, tiedot ilmoitetaan ulkomaisella tunnisteella, jolloin on annettava myös tarkentavia yksilöinti- ja yhteystietoja, kuten nimi ja osoite. Jos maksajalla on sekä suomalainen että ulkomainen tunniste, ilmoitetaan molemmat tunnisteet.

Tiedot tulonsaajasta on pääsääntöisesti ilmoitettava suomalaisella henkilötunnuksella. Jos suomalaista henkilötunnusta ei ole, tiedot ilmoitetaan tulonsaajan ulkomaisella tunnisteella. Jos annettu tunniste ei ole suomalainen tai henkilöllä ei ole tunnistetta lainkaan, tulonsaajasta on annettava muita lisätietoja: nimi, osoitetiedot, syntymäaika ja sukupuoli.

Jos ulkomainen henkilö saa myöhemmin suomalaisen henkilötunnisteen, ilmoitetaan henkilötunnus seuraavalla annettavalla ilmoituksella. Myös ulkomainen asiakastunniste pitäisi edelleen ilmoittaa.
Jos aiemmilla ilmoituksilla on annettu tulonsaajan ulkomainen tunniste, aiempia ilmoituksia ei tarvitse korjata. Kun henkilötunnus on saatu, voidaan se ilmoittaa seuraavan palkanmaksukauden ilmoituksella yhdessä ulkomaisen asiakastunnisteen kanssa. Jos aiemmilla ilmoituksilla ei poikkeuksellisesti olisi ollut yhtään tunnistetta, tulisi aiemmat ilmoitukset korjata.

Jos teet tulorekisteriin ilmoituksen käyttäen ilmoitustapaa 1:

1. Ilmoita tulolaji ”352 Vakuutuspalkka”
2. Ilmoita ilmoituksen kaikkiin muihin tulolajeihin (esim. 101 Palkka yhteissumma) liittyen lisätieto:

• Vakuuttamistiedon tyyppi: Työeläkevakuutusmaksun alainen, Vakuutusmaksun perusteena: Ei
• Vakuuttamistiedon tyyppi: Työtapaturma- ja ammattitautivakuutusmaksun alainen, Vakuutusmaksun perusteena: Ei
• Vakuuttamistiedon tyyppi: Työttömyysvakuutusmaksun alainen, Vakuutusmaksun perusteena: Ei

 

Jos teet tulorekisteriin ilmoituksen käyttäen ilmoitustapaa 2, tee kaksi erillistä ilmoitusta:

1. Tee ilmoitus jolla ilmoitat ”201 Aikapalkka” -tulolajin ja sille tiedot:
   • Vakuuttamisen poikkeustilanteen tyyppi: Ei vakuuttamisvelvollisuutta (työeläkevakuutus)
   • Vakuuttamisen poikkeustilanteen tyyppi: Ei vakuuttamisvelvollisuutta (työttömyysvakuutus)
   • Vakuuttamisen poikkeustilanteen tyyppi: Ei vakuuttamisvelvollisuutta (työtapaturma- ja ammattitautivakuutus).

    

2. Tee ilmoitus, jolla ilmoitat ainoastaan ”352 Vakuutuspalkka” -tulolajin.

Sijaismaksana toimiva kunta ilmoittaa tiedot avustajalle maksetuista suorituksista tulorekisteriin. Kunta ilmoittaa tiedot palkkatietoilmoituksella kunnan oikealla y-tunnuksella viimeistään viidentenä kalenteripäivänä maksupäivän jälkeen.

Jos kunta antaa palkkatietoilmoitukset ja työnantajan erillisilmoituksen varsinaisen työnantajan puolesta (hänen asiamiehenään valtuutuksen perusteella), kunta antaa ilmoitukset palkanmaksukuukausittain viimeistään maksukuukautta seuraavan kuukauden viidentenä päivänä.

Jos varsinainen työnantaja on lisäksi maksanut itse tulonsaajalle suorituksia, myös ne pitää ilmoittaa sijaismaksajan maksamien suoritusten lisäksi. Tällöin on kuitenkin huomioitava, että varsinaisen työnantajan maksamien suoritusten ilmoittamisen määräaika on pääsääntöisesti viidentenä kalenteripäivänä maksupäivän jälkeen.

Esimerkki: Kunta maksaa elokuussa henkilökohtaiselle avustajalle 1000 € palkkaa, josta kunta toimittaa 200 € ennakonpidätyksen. Kunta ilmoittaa maksamansa suorituksen tulorekisteriin sijaismaksajana. =>Työnantajan sosiaalivakuutusmaksujen määräämiseksi ja vahvistamiseksi varsinaisen työnantajan on ilmoitettava omalla ilmoituksellaan sijaismaksajan maksamat palkat, joista työnantaja maksaa sosiaalivakuutusmaksut. Kunta voi toimia varsinaisen työnantajan puolesta ja ilmoittaa tiedot tulorekisteriin, jos näin on varsinaisen työnantajan kanssa sovittu.

Jos kyseessä on sijaismaksaja-tilanne, niin tulorekisteriin tehdään kaksi ilmoitusta:

1. Sijaismaksajan ilmoitus, jolle tulee täyttää seuraavat tiedot:
   1. Sijaismaksajan perustiedot.
   2. Maksaja toimii sijaismaksajana- tieto.
   3. Varsinaisen työnantajan tiedot.
   4. Vakuuttaminen / Työeläkevakuutus: ”Ei työeläkevakuutusta” (tämä oletuksena, älä vaihda).

       

2. Varsinaisen työnantajan ilmoitus, joka sisältää:
   1. Varsinaisen työnantajan tiedot (Maksajan tiedot).
   2. Työntekijän eläkejärjestelynumero ja työntekijän palkkatiedot.

YEL-vakuutetulle yrittäjälle määritettyä työtuloa ei ilmoiteta tulorekisteriin, mutta sen sijaan YEL- vakuutetulle yrittäjälle maksettu palkkatulo ilmoitetaan tulorekisteriin.
a.    Osakeyhtiön omistajalle maksettu palkka ilmoitetaan tulorekisteriin (vastaten Verohallinnolle aiemmin tehtyä vuosi-ilmoitusta).
b.    Toiminimen yksityisnostoja käsitellään toiminimen kirjanpidossa ja ilmoitetaan veroilmoituksella.

Kun yrittäjien palkkoja ilmoitetaan palkkatietoilmoituksella, on tärkeää, että maksaja ilmoittaa, Tulonsaajan tiedot -kohdassa: Tieto työeläkevakuutuksesta: Yrittäjän eläkevakuutus (YEL).

Tämän lisäksi ilmoitettava: Vakuuttamisen poikkeustilanteen tyyppi- kohdassa:
•    Ei vakuuttamisvelvollisuutta (työeläkevakuutus)
•    Ei vakuuttamisvelvollisuutta (työtapaturma- ja ammattitautivakuutus)
•    Ei vakuuttamisvelvollisuutta (työttömyysvakuutus)

Yrittäjän palkka merkitään sairasvakuutusmaksun piiriin kuuluvaksi, joten Vakuuttamisen poikkeustilanteen tyypiksi ei voi valita: Ei vakuuttamisvelvollisuutta (työeläke-, sairaus-, työttömyys- sekä työtapaturma- ja ammattitautivakuutus), koska tämä sulkee pois kaikki sosiaalivakuutusmaksut.

YEL-vakuutusnumeroa, työeläkelaitoksen yhtiötunnusta ja eläkejärjestelynumeroa ei ilmoiteta tulorekisteriin.

Eläkehakemuksia käsiteltäessä tulorekisteristä haetaan työsuhteiden palkka- ja päättymistiedot. Mikäli rekisteristä puuttuu eläkkeen myöntämiseen tarvittavia tietoja, niin lähetetään Elosta työnantajille tiedustelu asiasta, mutta työnantajat vastaavat tiedusteluun suoraan tulorekisteriin eivätkä Eloon.

Kun työntekijä jää vanhuuseläkkeelle on työntekijän työsuhteen päättymispäivä ilmoitettava tulorekisteriin.

Ilmoita työsuhteen päättymispäivämäärä loppupalkan ilmoituksen yhteydessä. Jos ilmoituksia on useita eläkkeen alkamiskuukauden aikana, ilmoita päättymispäivämäärä jokaisen yhteydessä. Mikäli omassa järjestelmässäsi ei ole mahdollista ilmoittaa päättymispäivämäärää, voit ilmoittaa sen myös tulorekisteri.fi kautta tekemällä uuden ilmoituksen tai korjaamalla jo tehtyä ilmoitusta. Päättymispäivämäärä ilmoitetaan tulonsaajan tarkempien tietojen alla palvelussuhteen voimassaolon päättymispäivänä.