Tietosuoja Elossa

Elon tehtävänä on hoitaa työntekijöiden ja yrittäjien lakisääteistä eläketurvaa työntekijän eläkelain (TyEL) ja yrittäjän eläkelain (YEL) mukaisesti sekä hoitaa tätä varten kertyviä varoja tuottavasti, turvaavasti ja vastuullisesti. Hoitaessamme tehtäväämme meidän täytyy käsitellä myös henkilötietoja.

Huolehdimme asiakkaidemme yksityisyyden suojasta ja käsittelemme asiakkaiden henkilötietoja voimassaolevan lainsäädännön, kuten työeläkelakien, EU:n tietosuoja-asetuksen, kansallisen tietosuojalain ja vakuutuslainsäädännön, luottolaitoslainsäädännön sekä sijoitusrahastoista annettujen säännösten mukaisesti.

Miksi Elo käsittelee henkilötietoja?

Elo kerää ja käsittelee tietoja hoitaessaan sille kuuluvia tehtäviä. Toimialamme ja tehtävämme on määritelty lainsäädännössä. Tehtäviimme kuuluvat muun muassa työntekijöiden ja yrittäjien lakisääteisestä eläketurvasta ja niitä varten kertyneistä varoista huolehtiminen.

Yrittäjät

Yrittäjiä yhdistää yrittäjän eläkelain mukainen YEL-vakuutus, joka on yrittäjän eläketurvan sekä muun sosiaaliturvan perusta. Vakuutus on lakisääteinen. Yrittäjän vakuutusasian hoitamiseksi Elon on käsiteltävä yrittäjän ja yrityksen toimintaan liittyviä tietoja. Osa näistä tiedoista on yrittäjän henkilötietoja.

Työntekijät

Työntekijöiden eläketurvaa hoidetaan TyEL-vakuutuksella, jonka työnantaja ottaa työntekijöiden eläketurvaksi. Hoitaakseen työeläkevakuutuksia, Elo käsittelee tietoja työnantajasta, työntekijästä, eläkkeenhakijasta ja -saajasta. Työntekijän eläkeasian hoitamiseen sisältyy eläkkeiden hakemisen ja maksamisen lisäksi muun muassa työntekijän kuntoutusasioiden käsittely.

Sijoitustoiminta

Elo hoitaa eläketurvaa varten kertyneitä varoja vakuutusten käsittämät edut turvaavalla tavalla. Tarjoamme sijoitustoimintamme osana asiakasyrityksillemme rahoitusratkaisuja sekä omistamiemme kiinteistöjen vuokrausta ja ylläpitoa. Vuokraustoiminnan ja ylläpidon hoitamiseksi palveluntuottajat ylläpitävät rekisteriä, johon tallennetaan vuokralaisia ja palveluntarjoajia koskevia tietoja.

Luottojen hoitamiseksi ylläpidettävään lainarekisteriin tallennetaan tietoja lainansaajista ja vakuudenantajista.

Verkkopalvelu

Elo tarjoaa asiakkailleen verkkopalvelun, joka koostuu Elon julkisista kaikkien saatavilla olevista verkkosivuista (Elo.fi) ja verkkopalvelusta, jonka asiakas saa käyttöönsä kirjautumalla.

Elon verkkosivuilla käytetään evästeitä, joilla kerätään tietoja sivujen käytöstä ja tapahtumista. Evästeistä löydät lisätietoa elo.fi/Kayttoehdot.

Hyödynnämme sähköpostien ja verkkosivujen käytöstä kertyvää tietoa, jotta voimme tarjota Elon asiakkaille kiinnostavaa tietoa Elon palveluista, tiedottaa ajankohtaisista asioista ja markkinoida palveluitamme vakuutus- ja eläkeasiakkaille. Yhteystietoja hyödynnetään myös asiakaspalautekyselyiden lähettämisessä.

Asiakaspalvelu ja myynti

Henkilötietojen käsittely on tarpeen lisäksi Elon oman toiminnan kehittämiseksi, jotta voimme tarjota asiakkaillemme kilpailukykyisiä palveluja ja varmistaa asiakaspalvelumme korkealaatuisuuden. Osana toiminnan kehittämistä käytämme myös lakisääteisten vakuuttamis- ja korvausasioiden hoitamista varten kerättyjä tietoja hyödyntämällä niitä esim. asiointitapoja koskevan tiedon analysoinnissa, toiminnan tehokkuuden arvioinnissa ja raportoinnissa sekä viestinnän kohdentamisessa.

Annamme automaattisia päätöksiä vanhuuseläkkeistä ja osittaisista varhennetuista vanhuuseläkkeistä sekä YEL-vakuuttamisesta. Rekisteröidyllä on automaattisen päätöksen saatuaan oikeus vaatia hakemuksensa manuaalista uudelleenkäsittelyä. Laadun varmistamiseksi, työkyvyttömyyseläkepäätösten ratkaisun tukena saatetaan käyttää profilointia. Profilointi perustuu käsiteltävänä olevan asian tietoihin sekä ratkaisutilastoihin. Automaattisia päätöksiä ei profiloinnin perusteella tehdä.

Chatissa ja puhelinpalvelussa kerätään tietoja asiakaspalvelu- ja myyntitilanteiden dokumentointia, toiminnan kehittämistä ja asiakkaan oikeusturvan varmistamista varten. Puhelut voidaan nauhoittaa ja tallentaa.

Mitä henkilötietoja Elo käsittelee?

Elo kerää henkilötietoja vain siinä laajuudessa kuin on tarpeen vastuullamme olevien tehtävien hoitamiseksi.

Keräämme tehtäviemme hoitoa varten asiakkaidemme nimi-, henkilötunnus- ja yhteystietoja. Tämän lisäksi meille kertyy toiminnassamme myös muun muassa palkka- ja eläketietoja sekä tietoa yritysasiakkaiden omistussuhteista. Terveystietoja käsittelemme työkyvyttömyys- ja kuntoutusasioiden hoidossa. Tarjoamme sijoitustoimintamme osana asiakasyrityksillemme rahoitusratkaisuja ja omistamme kiinteistöjä, joiden vuokrausta ja ylläpitoa varten käsittelemme vuokralaisia ja palveluntarjoajia koskevia tietoja, kuten nimi- ja yhteystietoja. Luottojen hoitamiseksi tarvitsemme myös tietoja lainansaajista ja vakuudenantajista (mm. luottotietoja).

Yksityiskohtaisempaa tietoa Elossa käsiteltävistä henkilötiedoista saat tietosuojaselosteista:

Mistä Elo saa tietoja?

Elo saa tietoja rekisteröidyltä itseltään. Tietoja saadaan myös tahoilta, joilta Elolla on lain mukaan oikeus saada tietoja (mm. lakisääteistä sosiaalivakuutusta hoitavilta laitoksilta tai terveydenhuollon toimijoilta).

Vakuutettujen työnantajilta saamme säännönmukaisesti palkkatietoja ja muita työsuhdetta koskevia tietoja vakuuttamisen hoitamiseksi ja korvauspäätösten tekemiseksi. Asiakkaiden yhteystietojen ylläpitämiseksi ja tarkistamiseksi hankimme tietoja mm. Posti Group Oy:ltä ja väestötietojärjestelmästä. Hankimme tietoa myös luottorekistereistä laina-asiakkaista ja vakuutuksenottajista sekä etuuksien takaisinperintää varten.

Kenelle Elo luovuttaa tietoja?

Elo voi luovuttaa henkilötietoja vain rekisteröidyn suostumuksella sekä silloin, kun luovutuksensaajalla on lakiin perustuva oikeus saada tietoja Elolta.

Lisätietoja tietojen luovuttamisesta

Tietoja luovutetaan, kun vastaanottajalla on lakiin perustuva oikeus saada tietoja Elolta. Tällaisia oikeuksia on esim. lakisääteistä sosiaalivakuutusta hoitavilla laitoksilla, verohallinnolla ja ulosottoviranomaisilla, jotta ne voivat hoitaa omia viranomaistehtäviään. Työnantajalla on oikeus saada tieto myönnetystä eläkkeestä mm. vakuutusmaksunsa määräytymisen tarkistamista varten. Elo voi luovuttaa henkilötietoja myös ulkomaille kansainvälisoikeudellisten Eloa velvoittavien sopimusten ja EU-lainsäädännön nojalla silloin, kun kyseessä on työeläketurvan toteuttaminen. Lisäksi Elo käyttää työeläkelakien mukaisten tukitehtäviensä hoitamisessa ja sijoitustoiminnassa ulkopuolisia palveluntuottajia, jotka tällöin käsittelevät henkilötietoja Elon lukuun. Maksujen välitykset tapahtuvat Suomessa toimivien pankkien kautta, minkä yhteydessä henkilötietoja siirtyy pankeille.

Elo käyttää pääasiassa EU/ETA alueelle sijoittuneita yrityksiä tietojärjestelmien ylläpitoon ja kehittämiseen liittyvissä tehtävissä. Jos Elo käyttää EU/ETA alueen ulkopuolelle sijoittautuneita yrityksiä, niin niihin siirretään vain henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä edellä mainittujen tehtävien suorittamiseksi ja henkilötiedot suojataan.

Elo ei luovuta tietoja muille ulkopuolisille tahoille ilman rekisteröidyn suostumusta. Annettu suostumus on milloin tahansa mahdollista peruuttaa.

Miten tietoni on suojattu?

Elon tietoturvan tärkein periaate on vastuullinen toiminta. Tietoturvallisuuden tavoitteena on turvata Elossa käsiteltävien tietojen luotettavuus, käyttökelpoisuus ja saatavuus sekä estää luottamuksellisten tietojen joutuminen vääriin käsiin.

Lisätietoja tietojen suojaamisesta

Tietoturvallisuus on oleellinen osa Elon toiminnan ja palveluiden laatua, kokonaisturvallisuutta sekä jokaisen elolaisen päivittäistä tietojen käsittelyä. Tietoturvapolitiikassamme määritellään kattavasti jokaista elolaista koskevat roolit ja vastuut tietoturvan toteutumiselle.

Olemme panostaneet prosesseihimme, jotta tietosuojariskit saadaan arvioitua etukäteen ja vältettyä. Elon koko henkilöstöä koulutetaan tietosuoja-asioista ja olemme nimenneet tietosuojavastaavan. Toimintamme kehitys tietosuojan osalta on jatkuvaa. Edellytämme tietosuojan korkeaa tasoa myös palvelutoimittajiltamme ja asia on osa vakioituja sopimusvaatimuksiamme.

Tietoturvaa koordinoi tietohallinnossa toimiva tietoturvapäällikkö. Varmistumme tietoturvan korkeasta tasosta jatkuvalla kouluttamisella ja eri järjestelmien tietoturva-auditoinneilla. Tietoturva on osa jokaisen uuden elolaisen perehdyttämistä ja tietoturvan verkkokurssi on pakollinen kaikille elolaisille. Lisäksi tarjoamme työtehtävien perusteella räätälöityä koulutusta eri toiminnoille.

Teemme tiivistä yhteistyötä eri IT-palvelutoimittajiemme ja tietoturvakumppaneidemme kanssa. Elo tekee huoltovarmuuskriittisenä yhtiönä yhteistyötä myös eri viranomaisten kanssa.

Mistä saan tietoa henkilötietojeni käsittelystä?

Elossa tapahtuvasta tietojen käsittelystä saat informaatiota näiltä sivuilta. Kysymyksiä tietosuojastamme voit lähettää tietosuojavastaavallemme sähköpostitse tietosuoja@elo.fi.

Sinulla on tietosuojalainsäädännön mukaiset oikeudet Elossa oleviin henkilötietoihin. Sinulla on oikeus muun muassa saada tietää, mitä tietoja sinusta on Elossa. Jos haluat käyttää tarkastusoikeuttasi, voit olla yhteydessä tietosuojavastaavaan. Huomaathan, että ennen tietojen tarkastuksen aloittamista, sinun on todistettava henkilöllisyytesi. Jos katsot, että Elossa olevissa tiedoissa on virheitä, voit vaatia niiden oikaisemista.

Silloin, kun Elo käsittelee tietoja lakisääteisen työeläketurvan hoitamiseksi, on oikeuksia rajoitettu lainsäädännöllä. Lainsäädännöllä on rajoitettu muun muassa oikeuksia saada tietoja poistetuksi, siirtää niitä toiseen järjestelmään tai vastustaa tietojen käsittelyä.

Elon asiakirjajulkisuuskuvaus

Elo ylläpitää julkisuusperiaatteen toteuttamista varten kuvausta tietovarannoistaan. Tätä kuvausta kutsutaan asiakirjajulkisuuskuvaukseksi. Kuvauksen tarkoituksena on auttaa Elon vakuutus- ja eläkeasiakkaita silloin, kun he haluavat tehdä Elon asiakirjoihin kohdistuvan tietopyynnön.

Asiakirjajulkisuuskuvauksessa on kuvattuna ne tietovarannot, joita Elo käsittelee hoitaessaan julkista hallintotehtävää tai käyttäessään julkista valtaa. Tietovarannolla tarkoitetaan tietoaineistojen kokonaisuutta, jota käsitellään tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti. Asiakirjajulkisuuskuvaus perustuu tiedonhallintalain (Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta 906/2019) säädöksiin.

Elo rekisteröi käsittelyssään olevia asioita, asiankäsittelyä ja asiakirjoja koskevat tiedot. Nämä tiedot ovat Elon operatiivisissa tietojärjestelmissä ja paperiaineistoissa, joista ne siirretään arkistoon säädösten mukaisesti. Elon asiankäsittelyyn liittyvät tiedot ovat kolmessa tietovarannossa. Nämä ovat Yrittäjän työeläkevakuuttamisen tietovaranto, Eläkeprosessien tietovaranto ja Työnantajan työeläkevakuuttamisen tietovaranto.

Elon tietovarannot

Yrittäjän työeläkevakuuttamisen tietovaranto

Käyttötarkoitus
Yrittäjän työeläkevakuuttamisen tietovarannon käyttötarkoitus on työeläkelakien mukaisen työeläkevakuutustoiminnan hoito, kehittäminen ja asiakaspalvelu. Tietovarantoa käytetään myös lakiin perustuvien ja viranomaisten sekä Eläketurvakeskuksen määräysten ja ohjeiden mukaisten säilytys-, raportointi- ja kyselyvelvoitteiden hoitamiseen.

Tietoaineistot
Tietovarantoon tallennetaan tiedot yrittäjän eläkelain 22.12.2006/1272 (YEL) mukaisen vakuutuksen voimassaolosta sekä työtulosta vakuutusmaksun määräämiseksi ja eläkkeen määrän laskemiseksi. Lisäksi tallennetaan vakuutuksen hoitamisen yhteydessä kertyneet tiedot. Näiden lisäksi vakuutustoiminnan hoitamiseksi tarvitaan laskutuksen ja vakuutusmaksujen perinnän tiedot.

YEL-vakuuttamisen tietoaineistot sisältävät seuraavia tietoryhmiä:
- vakuutuksenottajan ja hoitajan perustiedot
- vakuutuksenottajan sidosryhmien perustiedot
- asiakkaan tunnistustiedot
- liikevaihto- ja omistajatiedot
- tilinumero
- vakuutushakemukset
- vakuuttamis- ja työtulopäätökset
- tiedot lisäeduista
- päätökseen kohdistuvan muutoksenhaun tiedot
- työtulon leikkaukset
- vakuutuksenottajan toimiala
- maksualennus
- laiminlyöntimaksu
- asiakaskontaktien kirjaukset ja asiakirjat, mm. sähköiset viestit
- sisäiset muistiot
- verotiedot
- verkkopalvelusopimus ja sähköisen asiointikanavan valinta sekä markkinointilupa
- asiakaspalautteet
- sähköpostit ja puhelutallenteet ja -tiedot

Laskutuksen ja perinnän tietoaineistot sisältävät seuraavia tietoryhmiä:
- vakuutuksenottajan ja maksajan perustiedot
- maksun määräämisen tiedot
- laskutustiedot, mm. määrä, eräpäivä, laskutustapa, laskunumero, e-laskutiedot
- maksusopimukset
- ulosottotiedot ja muut ulkoisen perinnän tiedot
- asiakaskontaktien kirjaukset ja asiakirjat
- sisäiset muistiot
- perinnän tila
- tilitystapa
- konkurssi- ja saneeraustiedot
- asiakaspalautteet
- sähköpostit ja puhelutallenteet ja -tiedot

Tietojärjestelmät
YEL-vakuuttamisen ja laskutuksen ja perinnän tietoaineistot on rekisteröity eri järjestelmiin. Näitä ovat asiakasjärjestelmä, asiakkuuden hoitojärjestelmä (YEL), asiakirjahallinta, laskutusjärjestelmä ja perintäjärjestelmä sekä verkkopalvelut. Lisäksi käytettäviä tietojärjestelmiä ovat asiakaspalautteen tallennusjärjestelmät ja puhelinjärjestelmä.

Tietopyynnön tekeminen
Asiasanat, joilla tietoja voidaan hakea, ovat
- y-tunnus
- yrittäjän tai yrityksen nimi
- henkilötunnus
- asiakasnumero
- vakuutusnumero
- laskunumero
- puhelinnumero.

Vakuutuksenottajan tai hänen valtuuttamansa käytössä on verkkopalvelu, jossa vakuuttamisen ja laskujen tietoja voi tarkastella. Mikäli verkkopalvelussa ei ole saatavilla haluttua asiakirjaa tai verkkopalvelu ei ole käytössä, voi tietopyynnön tehdä lähettämällä pyynnön sähköpostitse osoitteeseen yel@elo.fi.

Eläkeprosessin tietovaranto

Käyttötarkoitus
Tietojen käsittelyn tarkoituksena on työeläkelakien mukaiseen korvaustoimintaan liittyvien tehtävien ja palveluiden hoito sekä asiakaspalvelu. Tietovarantoa käytetään myös lakiin perustuvien ja viranomaisten sekä Eläketurvakeskuksen määräysten ja ohjeiden mukaisten säilytys-, raportointi- ja kyselyvelvoitteiden hoitamiseen. Tietovarannon tietoja käytetään myös työntekijän eläkelain 19.5.2006/395 (TyEL) mukaisen vakuutuksen ottaneen työnantajan vakuutusasian hoitamiseen ja työnantajan palvelemiseen.

Tietoaineistot
Tietovarantoon tallennetaan ennakkoneuvontaa, eläkeratkaisutoimintaa ja eläkkeiden maksamista varten tarvittavat tiedot.

Tietovarantoon sisältyy seuraavia tietoryhmiä:
- vakuutetun ja edunsaajan perustiedot
- valtuutetun perustiedot
- eläke- ja etuushakemukset ja kulukorvaukset sekä näiden liitteet
- päätökset ja laskelmat
- eläkkeen perusteena olevat ansiot ja muut eläkkeen laskentaan vaikuttavat tiedot
- lääketieteelliset selvitykset
- vakuutuslääkärin lääketieteelliset arviot
- päätökseen kohdistuvan muutoksenhaun tiedot
- tilinumero
- eläkkeiden vastuunjaon tiedot
- maksetut ja takaisinperityt eläkkeet
- veronpidätyksen tiedot
- maksunpidätykset ja ulosoton tiedot
- asiakaskontaktien kirjaukset ja asiakirjat, mm. sähköiset viestit
- sisäiset muistiot
- arviolaskelmat ja muut asiakkaan neuvontaan liittyvät asiakirjat
- palveluntuottajan laskut
- asiakaspalautteet
- puhelutallenteet ja -tiedot

Tietojärjestelmät
Korvaustoiminnan tietojärjestelmiä ovat asiakasjärjestelmä, eläkkeiden käsittelyjärjestelmä, eläkkeiden maksatusjärjestelmä sekä asiakirjahallinta. Lisäksi tietojärjestelmiä ovat asiakaspalautteen tallennusjärjestelmät ja puhelinjärjestelmä.

Tietopyynnön tekeminen
Asiasanat, joilla tietoja voidaan hakea, ovat
- nimi
- henkilötunnus
- puhelinnumero.

Vakuutetun käytössä on verkkopalvelu, jossa hän voi mm. tarkastella työeläkeotettaan ja hoitaa eläkeasioitaan sekä vastaanottaa eläkepäätöksiä. Mikäli verkkopalvelussa ei ole saatavilla haluttua asiakirjaa tai verkkopalvelu ei ole käytössä, voi tietopyynnön tehdä jättämällä yhteydenottopyynnön osoitteeseen elakeasiakirjat@elo.fi.

Työnantajan työeläkevakuuttamisen tietovaranto

Käyttötarkoitus
Työnantajan työeläkevakuuttamisen tietovarannon käyttötarkoitus on työeläkelakien mukaiseen työeläkevakuutustoimintaan liittyvien palveluiden hoito, kehittäminen ja asiakaspalvelu. Tietovarantoa käytetään myös lakiin perustuvien ja viranomaisten sekä Eläketurvakeskuksen määräysten ja ohjeiden mukaisten säilytys-, raportointi- ja kyselyvelvoitteiden hoitamiseen.

Tietovarantoon tallennetaan tiedot Työntekijän eläkelain 19.5.2006/395 (TyEL) mukaisen vakuutuksen voimassaolosta sekä palkkatiedoista vakuutusmaksun määräämiseksi ja eläkkeen määrän laskemiseksi. Lisäksi tallennetaan vakuutuksen hoitamisen yhteydessä kertyneet tiedot.

Näiden lisäksi tietovarantoon sisältyvät vakuutustoiminnan hoitamiseksi tarvittavat laskutuksen ja vakuutusmaksujen perinnän tiedot.

TyEL-vakuuttamisen tietoaineistot sisältävät seuraavia tietoryhmiä:
- vakuutuksenottajan ja hoitajan perustiedot
- vakuutuksenottajan sidosryhmien perustiedot
- asiakkaan tunnistustiedot
- liikevaihto- ja omistajatiedot
- tilinumero
- vakuutushakemukset
- työntekijöiden palkkatiedot
- tiedot lisäeduista
- päätökseen kohdistuvan muutoksenhaun tiedot
- vakuutuksenottajan toimiala
- laiminlyöntimaksu
- asiakaskontaktien kirjaukset ja asiakirjat, mm. sähköiset viestit
- sisäiset muistiot
- verotiedot
- verkkopalvelusopimus ja sähköisen asiointikanavan valinta
- asiakaspalautteet
- sähköpostit ja puhelutallenteet ja -tiedot

Laskutuksen ja perinnän tietoaineistot sisältävät seuraavia tietoryhmiä:
- vakuutuksenottajan ja maksajan perustiedot
- laskutustiedot, mm. määrä, eräpäivä, laskutustapa, laskunumero, e-laskutiedot
- maksusopimukset
- ulosottotiedot ja muut ulkoisen perinnän tiedot
- asiakaskontaktien kirjaukset ja asiakirjat
- sisäiset muistiot
- perinnän tila
- tilitystapa
- konkurssi- ja saneeraustiedot
- asiakaspalautteet
- sähköpostit ja puhelutallenteet ja -tiedot.

Tietojärjestelmät
TyEL-vakuuttamisen, laskutuksen ja perinnän tietoaineistot on rekisteröity eri järjestelmiin. Näitä järjestelmiä ovat asiakasjärjestelmä, ansaintajärjestelmä, asiakkuuden hoitojärjestelmä (TyEL), asiakirjahallinta, laskutusjärjestelmä ja perintäjärjestelmä sekä verkkopalvelut. Lisäksi käytettyjä tietojärjestelmiä ovat asiakaspalautteen tallennusjärjestelmät ja puhelinjärjestelmä.

Tietopyynnön tekeminen
Asiasanat, joilla tietoja voidaan hakea, ovat
- y-tunnus
- yrityksen nimi
- henkilötunnus
- asiakasnumero
- vakuutusnumero
- laskunumero
- puhelinnumero.

Vakuutuksenottajan tai hänen valtuuttamansa käytössä on verkkopalvelu, josta vakuuttamisen ja laskujen tietoja voi tarkastella. Mikäli verkkopalvelussa ei ole saatavilla haluttua asiakirjaa tai verkkopalvelu ei ole käytössä, voi tietopyynnön tehdä lähettämällä pyynnön sähköpostitse osoitteeseen tyel@elo.fi.