Tämä tietosuojaseloste kuvaa henkilötietojesi käsittelyä, jos olet Elon YEL-eläkevakuutusasiakas, eläkevakuutusasiakkaan tai potentiaalisen eläkevakuutusasiakkaan edustaja, Elon yhteistyökumppanin tai palveluntarjoajan edustaja tai muu Elon sidosryhmiin kuuluva henkilö tai sidosryhmäorhanisaation edustaja.

Huolehdimme yksityisyyden suojasta ja käsittelemme henkilötietoja voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti. Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan tarkemmin siitä, miten Elo käsittelee eläkevakuutusasiakkaisiin, yhteistyökumppaneihin, palveluntarjoajiin ja sidosryhmiin liittyviä henkilötietoja toiminnassaan.

Käsittelemme myös työeläkevakuutettujen, eläkkeen- ja etuuksien hakijoiden ja saajien henkilötietoja lakisääteisen tehtävämme hoitamiseksi.
Lisätietoja työeläkevakuuttamiseen ja eläkeprosessiin liittyvästä henkilötietojen käsittelystä >

Rekisterinpitäjä ja tietosuojavastaava
Henkilötietojesi rekisterinpitäjänä toimii Keskinäinen Työeläkevakuutusyhtiö Elo (”Elo”), osoitteessa
Revontulentie 7, 02100 Espoo, p. 020 703 50 (vaihde)

Lue lisää tietosuojasta Elossa tai ota yhteyttä tietosuojavastaavaamme:
Sari Läntinen, tietosuoja@elo.fi, p. 020 703 50 (vaihde).

Eläkevakuutusasiakkaat

Elo käsittelee vakuutusasiakkaiden yhteyshenkilöiden tietoja asiakkuuden hoitamiseen, yhteydenpitoon ja neuvontaan. Henkilötietoja voidaan käsitellä myös vakuutussaatavien perintään, sekä väärinkäytösten ehkäisemiseen. Elo käsittelee vakuutusasiakkaiden vastuuhenkilöiden tietoja asiakkuuden hoitamiseen, tunnistamiseen ja edustusoikeuden tarkistamiseen. Henkilötietoja käsitellään myös verkkopalvelun ja Elon verkkosivujen käyttöön liittyen sekä tietojärjestelmien kehitystyössä.
Lisätietoja verkkosivustoilla käytetyistä evästeistä >

Vakuutusasiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden yhteyshenkilöiden tietoja käsitellään myös vakuutusten markkinointiin ja vakuutustarjouksissa. Henkilötietoja käsitellään myös tapahtumien ja kutsujen, arvontojen, kyselyiden ja uutiskirjeiden yhteydessä, joiden tarkoitus on antaa Elon asiakkaille ja muille kiinnostuneille ajankohtaista tietoa Elon tuotteista, palveluista ja tapahtumista.

Vakuutusasiakkaan ja tämän tosiasiallisten edunsaajien tuntemistietoja ja rekisteröidyn muita henkilötietoja voidaan käyttää rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseen, paljastamiseen ja selvittämiseen, sekä sen selvittämiseen, onko henkilö rekisterinpitäjän noudattamien kansainvälisten pakotteiden kohteena.

Palveluntarjoajat ja yhteistyökumppanit
Käsittelemme palveluntarjoajien yhteyshenkilöiden tietoja mahdollistaaksemme palveluiden toteuttamisen. Tämän lisäksi palveluntarjoajien avainhenkilöiden tietoja käsitellään liiketoimintakumppanin tunnistamiseksi.

Kumppaniorganisaatioiden asiakkuuksien hoitajien tietoja käsitellään myynti- ja markkinointitarkoituksiin.

Mitä henkilötietojasi käsittelemme?

Henkilötiedoillasi tarkoitetaan kaikkea sellaista tietoa, joka on yhdistettävissä sinuun tai jonka avulla sinut voidaan tunnistaa. Eläkevakuuttamisen ja asiakkuuksien hoidossa käsiteltävät tiedot ovat pääasiassa yhteystietoja, yritysten ja yhteisöjen perustietoja sekä vakuutusmaksujen määräämiseen tarvittavia tietoja.

Lue lisää käsittelytarkoituksista, käsiteltävistä tiedoista ja käsittelyn oikeusperusteista >

Mistä lähteistä saamme henkilötietosi?

Elo saa vakuutusasiakkaidensa henkilötietoja pääasiallisesti rekisteröidyltä itseltään, hänen yhteyshenkilöltään tai työnantajaltaan. Tietoja saadaan myös tarpeen mukaan Suomen Asiakastieto Oy:ltä, Verohallinnolta, Valtiokonttorilta ja Eläketurvakeskuksen, Tulotietojärjestelmästä, ulosottoviranomaisilta, sekä tunnistuspalveluiden kautta. Tietoja kerätään myös verkkosivuston- ja verkkopalveluiden käytöstä. Potentiaalisista vakuutusasiakkaista saamme tietoa rekisteröidyiltä, Suomen Asiakastieto Oy:stä ja yhteistyökumppaneiltamme sekä muilta yhteystietoja välittäviltä palveluntuottajilta.

Palveluntarjoajien ja kumppaneiden yhteyshenkilöiden tiedot saamme palveluntuottajayritykseltä tai yhteistyökumppanilta sekä suoraan rekisteröidyltä.

Mille tahoille henkilötietojasi siirretään tai luovutetaan?

Tietoja luovutetaan ulkopuolisille tahoille ainoastaan tapauksissa, joissa vastaanottajalla on lakiin perustuva oikeus saada tietoja Elolta tai poikkeustapauksissa rekisteröidyn suostumuksella. Elo voi luovuttaa näillä perusteilla henkilötietoja esimerkiksi poliisille, tuomioistuimille tai ulosottoviranomaisille.

Yrittäjien tietoja luovutetaan lakisääteisesti muun muassa työeläkealan yhteisiin rekistereihin, Eläketurvakeskukselle, sosiaalivakuutusta hoitaville laitoksille, esimerkiksi Kelalle, Verohallinnolle, Valtiokonttorille ja tarvittaessa EU-yhdyslaitoksille, sekä tarvittaessa vakuutussaatavien perinnän ulosottoviranomaisille ja luottotietorekisterinpitäjälle.

Elo käyttää työeläkevakuuttamisen ja asiakkuuden hoidon järjestelmissä ja verkkopalvelun ylläpitäjinä sekä tukitehtäviensä hoitamisessa luotettuja palveluntarjoajia, jotka käsittelevät henkilötietoja Elon lukuun. Vakuuttamisen toimeenpanossa tietoja käsittelee työeläkealan yhteinen palvelutoimittaja AREK Oy. Maksujen välitykset tapahtuvat Suomessa toimivien pankkien kautta, minkä yhteydessä henkilötietoja siirtyy myös pankeille.

Siirretäänkö tietojasi Euroopan ulkopuolelle?

Elo käyttää pääsääntöisesti a Euroopan Unionin ja Euroopan talousalueelle sijoittuneita yrityksiä palveluntarjoajinaan ja tietojärjestelmiensä ylläpitoon ja kehittämiseen liittyvissä tehtävissä. Jos henkilötietoja siirretään Euroopan ulkopuolelle kolmanteen maahan, noudatetaan tietosuoja-asetuksen edellyttämiä suojatoimia, kuten EU mallisopimuslausekkeet ja tietojen suojaus esim. pseudonymisoinnilla.

Kuinka kauan säilytämme tietojasi?

Säilytämme henkilötietojasi vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi tai lakiin perustuvien säilytysaikojen mukaan, jonka jälkeen tiedot poistetaan.

Lakisääteisten velvoitteiden täyttämistä varten vakuutuksen hoidon ja vakuutusmaksun määräämisen kannalta tarpeelliset asiakirjat säilytetään työeläkelain mukainen säilytysaika kymmenen vuotta sopimuksen päättymisestä. Neuvonnassa syntyneitä asiakirjoja säilytetään kymmenen vuotta, ja asiakastyytyväisyystutkimukset ja tallenteet säilytetään yhden vuoden ajan.  

Palveluntarjoajien yhteyshenkilöiden tietoja säilytetään kirjanpitolain mukaisesti kuusi vuotta sopimuksen päättymisestä.

Mitkä ovat oikeutesi rekisteröitynä?

Sinulla on tietosuojalainsäädännön mukaiset oikeudet Elossa käsiteltäviin henkilötietoihisi.

• Oikeus saada pääsy tietoihin: Sinulla on oikeus tietää, mitä tietoja Elo sinusta käsittelee. Sinulla on myös oikeus saada jäljennös käsiteltävistä tiedoista sekä tietojen käsittelyyn liittyvät tarpeelliset tiedot.

• Oikeus tietojen oikaisemiseen: Sinulla on oikeus saada itseäsi koskeva virheellinen, vanhentunut tai puutteellinen tieto oikaistuksi tai täydennetyksi.

• Oikeus tietojen poistamiseen: Sinulla on oikeus pyytää itseäsi koskevien tietojen poistamista tietyin edellytyksin. Henkilötiedot voidaan poistaa esimerkiksi silloin, jos niitä ei enää tarvita alkuperäisiin käsittelytarkoituksiin tai vastustat henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointiin. Huomaathan, että pyynnöstäsi huolimatta Elo voi joutua jatkamaan tietojesi käsittelyä esimerkiksi lakisääteisen velvoitteensa noudattamiseksi eikä tietojen poistaminen tällöin ole mahdollista.

• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus vaatia itseäsi koskevien henkilötietojen käsittelyn rajoittamista siten, että Elolla on oikeus ainoastaan säilyttää kyseisiä henkilötietoja. Voit esimerkiksi pyytää tietojesi rajoittamista asian tutkinnan ajaksi silloin, jos sinua koskeva tieto ei mielestäsi pidä paikkaansa ja tiedon paikkansa pitävyyttä on tutkittava tarkemmin.

• Oikeus pyytää tiedon siirtoa järjestelmästä toiseen: Jos henkilötietojesi käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen, sinulla on oikeus siirtää tietosi toiselle rekisterinpitäjälle. Siirto-oikeus koskee tietoja, jotka olet itse toimittanut Elolle, ja jotka on tallennettu sähköiseen tietojärjestelmään. Jos teknisesti mahdollista, rekisterinpitäjän tulee siirtää tietosi suoraan toiselle rekisterinpitäjälle.

• Oikeus käsittelyn vastustamiseen: Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, jos käsittely ei perustu lakisääteiseen velvoitteeseen tai sopimukseen.

• Automatisoidut yksittäispäätökset, profilointi mukaan luettuna: Sinulla on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, ja jolla on sinua koskevia oikeusvaikutuksia tai muuten merkittäviä vaikutuksia.

Jos haluat käyttää oikeuksiasi, toimita yksilöity kirjallinen pyyntösi Elon tietosuojavastaavalle sähköpostitse (tietosuoja@elo.fi) tai kirjeitse Työeläkeyhtiö Elo, Tietosuojavastaava, 00041 Elo. Huomioithan, että sinun on todistettava henkilöllisyytesi ennen pyynnön täyttämistä, joten liitä pyyntöön ajantasaiset yhteystietosi.

Elo vastaa pyyntöihin ilman aiheetonta viivytystä, joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Rekisteröidyn pyyntöjen perusteella annettavat tiedot ja toimenpiteet ovat ensisijaisesti maksuttomia, elleivät pyynnöt ole ilmeisen perusteettomia, kohtuuttomia tai toistuvia, jolloin Elo voi näillä perusteilla myös kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta.

Mikäli epäilet, että henkilötietojasi on käsitelty tietosuojalainsäädännön vastaisesti, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00531 Helsinki tai www.tietosuoja.fi.

Automaattinen käsittely

Elolla on hallintolakiin perustuva oikeus tehdä automaattisia päätöksiä. Automaattisessa käsittelyssä työeläkevakuutusasia voidaan ratkaista niin, että päätös annetaan automaattisesti sinulta ja muista tietolähteistä kerättyjen tietojen perusteella. Työtuloasiasi voidaan ratkaista automaattisesti, jos uusi työtulo on lähellä Eläketurvakeskuksen suositustyötulon tasoa tai työtuloa korotetaan YEL-lakiuudistuksen siirtymäaikana enintään 4000 euroa työtulon tarkistuksen yhteydessä. Myös YEL-vakuutuksesi päättäminen voidaan tehdä hakemuksesi mukaan automaattisessa käsittelyssä. Suositustyötuloa laskettaessa huomioidaan tietoja liikevaihdosta sekä toimialastasi ja yritystoiminnan rinnalla mahdollisesti olevasta ansiotyöstä. Voit hakea muutosta automaattisesti annettuun päätökseen, jolloin Elon asiantuntija käsittelee oikaisuvaatimuksesi.