Tämä tietosuojaseloste kuvaa henkilötietojesi käsittelyä, jos olet Elon sopimuskumppanin työntekijä, palkkionsaaja tai ulkopuolinen hallitusammattilainen.

Elo käsittelee toimeksiannostaan työskentelevien henkilöiden, palkkionsaajien ja sopimuskumppaneiden työntekijöiden, sekä ulkopuolisten hallitusammattilaisten henkilötietoja sopimusten toimeenpanoa varten. Käsittelemme henkilötietoja voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti ja huolehdimme yksityisyyden suojasta. Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan tarkemmin siitä, mihin tarkoituksiin Elo käsittelee henkilötietoja ja millä tavalla tietoja käsitellään.

Rekisterinpitäjä ja tietosuojavastaava
Henkilötietojesi rekisterinpitäjänä toimii Keskinäinen Työeläkevakuutusyhtiö Elo (”Elo”), osoitteessa
Revontulentie 7, 02100 Espoo, p. 020 703 50 (vaihde)

Lue lisää tietosuojasta Elossa tai ota yhteyttä tietosuojavastaavaamme:
Sari Läntinen, tietosuoja@elo.fi, p. 020 703 50 (vaihde).

Käsittelemme palkkionsaajien ja Elon toimeksiannosta työskentelevien henkilöiden tietoja yhteydenpitoon, toiminnan seurantaan ja kehittämiseen,  palkkioiden ja kulukorvausten maksamiseen sekä kirjanpidon toteuttamista varten sopimuksen tai muun toimeksiantosuhteen perusteella.

Sopimuskumppaneiden työntekijöiden (esim. konsultit, huoltohenkilöt) henkilötietoja käsitellään yhteydenpitoon, kulunvalvontaan ja käyttövaltuushallintaan. Kulun mahdollistaminen ja valvonta on lakisääteinen velvoitteemme, kuten myös järjestelmien-, käyttöoikeuksien- ja pääsynhallinta. Käsittelemme henkilötietoja myös oikeutetun edun perusteella kulun- ja kameravalvonnan yhteydessä Elon toimipaikassa tiloissa liikkuvien turvallisuuden varmistamiseksi, ja jotta voimme ennaltaehkäistä turvallisuutta ja omaisuutta vaarantavia tilanteita, sekä varmistaa häiriöttömän työskentelyn tiloissamme. Lisätietoja kulunvalvontaan ja kameravalvontaan liittyvästä henkilötietojen käsittelystä löydät täältä.

Sijoitusliiketoimintamme yhteydessä käsittelemme ulkopuolisten hallitusammattilaisten ja muiden hallintoelinjäsenyyksiin käytettävissä olevien henkilöiden tietoja. Tietojen käsittely perustuu sopimukseen, silloin kun kyseessä on voimassa oleva hallitusjäsenyys. Käsittelemme myös potentiaalisten ulkopuolisten hallitusammattilaisten tietoja. Tällöin tietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuumme kartoittaa mahdollisia hallintoelinjäseniä.

Mitä henkilötietojasi käsittelemme?

Henkilötiedoillasi tarkoitetaan kaikkea sellaista tietoa, joka on yhdistettävissä sinuun tai jonka avulla sinut voidaan tunnistaa. Käsittelemme henkilötietojasi vain siinä laajuudessa kuin on tarpeen tehtävien hoitamiseksi.

Lue lisää käsittelytarkoituksista, käsiteltävistä henkilötiedoista ja käsittelyn oikeusperusteista >

Mistä lähteistä saamme henkilötietosi?

Elo kerää palkkionsaajien ja toimeksiannosta toimivien henkilötiedot henkilöltä itseltään tai hänen edustajaltaan. Sopimuskumppaneiden ja palveluntarjoajien työntekijöiden henkilötiedot kerätään henkilöiltä itseltään tai hänen edustamaltaan yritykseltä. Elon toimipaikassa suoritetaan myös kulunvalvontaa ja kameravalvontaa, joista voi kertyä henkilötietoja. Hallitusammattilaisista saamme tietoja suoraan rekisteröidyiltä, sekä Elon oman selvitystyön perusteella.

Mille tahoille henkilötietojasi siirretään tai luovutetaan?

Tietoja luovutetaan ulkopuolisille tahoille ainoastaan tapauksissa, joissa vastaanottajalla on lakiin perustuva oikeus saada tietoja Elolta tai poikkeustapauksissa rekisteröidyn suostumuksella. Elo luovuttaa palkkionsaajien tietoja esimerkiksi tulorekisteriin.

Elo käyttää luotettuja ulkopuolisia palveluntuottajia, jotka käsittelevät henkilötietoja Elon lukuun. Näitä ovat esimerkiksi järjestelmätoimittajat.

Siirretäänkö tietojasi Euroopan ulkopuolelle?

Elo ei lähtökohtaisesti siirrä palkkionsaajien, sopimuskumppaneiden työntekijöiden tai hallitusammattilaisten henkilötietoja Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Kuinka kauan säilytämme tietojasi?

Säilytämme henkilötietojasi vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi tai työlainsäädäntöön perustuvien säilytysaikojen mukaan, jonka jälkeen tiedot poistetaan.

Palkkioiden ja kulukorvausten maksamisessa käsiteltäviä henkilötietoja säilytetään 10 kalenterivuotta viimeisen maksetun rahasuorituksen jälkeen, ellei muualla lainsäädännössä säädetä pidemmästä säilytysajasta.

Kulunvalvonnan perustietoja säilytetään sopimussuhteen voimassaolon ajan ja kulunvalvontalokeja kaksi vuotta. Henkilötietoja, joita käsitellään järjestelmä-, laite- ja pääsynhallintaan säilytetään kolme kuukautta sopimussuhteen päättymisestä, jonka jälkeen niitä säilytetään kymmenen vuotta järjestelmän historiakannassa.

Hallitusammattilaisten tietoja käsittelemme kymmenen vuotta sopimuksen päättymisestä. Potentiaalisten hallitusammattilaisten tietoja käsittelemme niin kauan kuin hän on käytettävissä, tai viisi vuotta.

Mitkä ovat oikeutesi rekisteröitynä?

Sinulla on tietosuojalainsäädännön mukaiset oikeudet Elossa käsiteltäviin henkilötietoihisi.

• Oikeus saada pääsy tietoihin: Sinulla on oikeus tietää, mitä tietoja Elo sinusta käsittelee. Sinulla on myös oikeus saada jäljennös käsiteltävistä tiedoista sekä tietojen käsittelyyn liittyvät tarpeelliset tiedot.

• Oikeus tietojen oikaisemiseen: Sinulla on oikeus saada itseäsi koskeva virheellinen, vanhentunut tai puutteellinen tieto oikaistuksi tai täydennetyksi.

• Oikeus tietojen poistamiseen: Sinulla on oikeus pyytää itseäsi koskevien tietojen poistamista tietyin edellytyksin. Henkilötiedot voidaan poistaa esimerkiksi silloin, jos niitä ei enää tarvita alkuperäisiin käsittelytarkoituksiin tai vastustat henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointiin. Huomaathan, että pyynnöstäsi huolimatta Elo voi joutua jatkamaan tietojesi käsittelyä esimerkiksi lakisääteisen velvoitteensa noudattamiseksi eikä tietojen poistaminen tällöin ole mahdollista.

• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus vaatia itseäsi koskevien henkilötietojen käsittelyn rajoittamista siten, että Elolla on oikeus ainoastaan säilyttää kyseisiä henkilötietoja. Voit esimerkiksi pyytää tietojesi rajoittamista asian tutkinnan ajaksi silloin, jos sinua koskeva tieto ei mielestäsi pidä paikkaansa ja tiedon paikkansa pitävyyttä on tutkittava tarkemmin.

• Oikeus pyytää tiedon siirtoa järjestelmästä toiseen: Jos henkilötietojesi käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen, sinulla on oikeus siirtää tietosi toiselle rekisterinpitäjälle. Siirto-oikeus koskee tietoja, jotka olet itse toimittanut Elolle, ja jotka on tallennettu sähköiseen tietojärjestelmään. Jos teknisesti mahdollista, rekisterinpitäjän tulee siirtää tietosi suoraan toiselle rekisterinpitäjälle.

• Oikeus käsittelyn vastustamiseen: Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, jos käsittely ei perustu lakisääteiseen velvoitteeseen tai sopimukseen.

• Automatisoidut yksittäispäätökset, profilointi mukaan luettuna: Sinulla on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, ja jolla on sinua koskevia oikeusvaikutuksia tai muuten merkittäviä vaikutuksia.

Jos haluat käyttää oikeuksiasi, toimita yksilöity kirjallinen pyyntösi Elon tietosuojavastaavalle sähköpostitse (tietosuoja@elo.fi) tai kirjeitse Työeläkeyhtiö Elo, Tietosuojavastaava, 00041 Elo. Huomioithan, että sinun on todistettava henkilöllisyytesi ennen pyynnön täyttämistä, joten liitä pyyntöön ajantasaiset yhteystietosi.

Elo vastaa pyyntöihin ilman aiheetonta viivytystä, joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Rekisteröidyn pyyntöjen perusteella annettavat tiedot ja toimenpiteet ovat ensisijaisesti maksuttomia, elleivät pyynnöt ole ilmeisen perusteettomia, kohtuuttomia tai toistuvia, jolloin Elo voi näillä perusteilla myös kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta.

Mikäli epäilet, että henkilötietojasi on käsitelty tietosuojalainsäädännön vastaisesti, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00531 Helsinki tai www.tietosuoja.fi.