Tämä tietosuojaseloste kuvaa henkilötietojesi käsittelyä, jos olet vuokralaisena Elon omistamassa asunnossa.

Elo käsittelee vuokralaisten henkilötietoja omistamiensa asuntojen vuokraukseen ja hallinnointiin liittyen. Huolehdimme vuokralaistemme yksityisyyden suojasta ja käsittelemme henkilötietoja aina voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti. Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan tarkemmin siitä, mihin tarkoituksiin Elo käsittelee henkilötietoja asuntovuokrauksessa ja millä tavalla vuokralaisten tietoja käsitellään.

Rekisterinpitäjä ja tietosuojavastaava
Henkilötietojesi rekisterinpitäjänä toimii Keskinäinen Työeläkevakuutusyhtiö Elo (”Elo”), osoitteessa
Revontulentie 7, 02100 Espoo, p. 020 703 50 (vaihde).

Lue lisää tietosuojasta Elossa tai ota yhteyttä tietosuojavastaavaamme:
Sari Läntinen, tietosuoja@elo.fi, p. 020 703 50 (vaihde).

Jos sinulla on kysyttävää vuokrasuhteeseesi liittyen muista kuin tässä tietosuojaselosteessa kuvatuista aiheista, olethan yhteydessä vuokrasuhteesi yhteyshenkilöön.

Vuokralaisen henkilötietoja käsitellään vuokrahallintoon ja vuokrasuhteen hoitamiseen sekä kiinteistönhoitoon- ja huoltoon. Vuokralaisten henkilötietojen käsittely perustuu sopimussuhteeseen. Henkilötietoja käsitellään myös kiinteistöjen ja vuokralaisten turvallisuuden varmistamiseksi, joka on Elon oikeutettu etu.

Käsittelemme sijoitus- ja kiinteistöliiketoiminnassamme myös liikehuoneistovuokralaisten henkilötietoja.
Lisätietoja sijoitustoimintaan liittyvästä henkilötietojen käsittelystä >

Mitä henkilötietojasi käsittelemme?

Henkilötiedoillasi tarkoitamme kaikkea sellaista tietoa, joka on yhdistettävissä sinuun tai jonka avulla sinut voidaan tunnistaa. Vuokralaisista käsitellään seuraavia tietoja vuokrasuhteen vaiheesta riippuen:
• Nimi
• Henkilötunnus
• Yhteystiedot (kotiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
• Kansalaisuus
• Hakijan tulot, varallisuus ja mahdolliset maksuhäiriöt
• Maksukykytietoja (esim. työnantaja, työsuhteen kesto tai maksukykyyn liittyvä terveystieto)
• Vuokrasuhteeseen ja sopimukseen liittyviä tietoja (esim. vuokranmaksutiedot, vuokran määrä, vuokra-aika, vuokravakuus)
• Vuokrakohteeseen liittyviä tietoja (esim. kiinteistön nimi ja autopaikka)
• Asuinkumppanin tiedot (nimi, henkilötunnus)
• Tilinumero
• Kameravalvonnan kuvatallenteet kiinteistöjen piha- ja parkkialueilla
• Tieto sähköisen avaimen käyttämisestä (sähkölukot)

Mistä lähteistä saamme henkilötietosi?

Elo saa vuokralaisen tiedot tilavuokrauksen välittäjiltä, jotka keräävät henkilötietoja vuokralaiselta asuntohakemuksessa. Palkkatietoja on mahdollista saada myös vuokralaisen työnantajalta. Luottotiedot saadaan Suomen Asiakastieto Oy:n luottotietorekisteristä. Elo käsittelee henkilötietoja myös kameravalvonnasta ja sähkölukoista, joita voidaan käyttää epäiltyjen rikostapausten selvittämiseen.

Mille tahoille henkilötietojasi siirretään tai luovutetaan?

Tietoja luovutetaan ulkopuolisille tahoille ainoastaan tapauksissa, joissa vastaanottajalla on lakiin perustuva oikeus saada tietoja Elolta tai poikkeustapauksissa rekisteröidyn suostumuksella. Elo voi luovuttaa näillä perusteilla henkilötietoja esimerkiksi poliisille tai ulosottoviranomaiselle. Elo luovuttaa tietoja myös KTI Kiinteistötieto Oy:lle kiinteistöliiketoiminnan markkinatutkimusten toteuttamista varten.

Elo käyttää asuntojen vuokraamisessa ja tukitehtäviensä hoitamisessa myös luotettuja palveluntuottajia, jotka käsittelevät henkilötietoja Elon lukuun. Näitä ovat tilavuokrauksen välittäjät, kiinteistömanagerit ja kiinteistöliiketoiminnan muut sopimussuhteessa olevat palveluntarjoajat.

Siirretäänkö tietojasi Euroopan ulkopuolelle?

Vuokralaisten henkilötietoja ei luovuteta Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Kuinka kauan säilytämme tietojasi?

Säilytämme henkilötietojasi vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi tai lakiin perustuvien säilytysaikojen mukaan, jonka jälkeen tiedot poistetaan. Vuokralaisten henkilötietoja säilytetään pääsääntöisesti 10 vuotta vuokrasopimuksen päättymisestä tai niin kauan kuin käsittelyperuste on voimassa ja henkilötiedot ovat käyttötarkoituksiinsa tarpeellisia. Kameravalvonnalla kerättäviä nauhoitteita säilytetään kohdekohtaisesti, pääsääntöisesti enintään kuusi kuukautta. Sähkölukoissa säilyy tietty määrä viimeisimpiä lokitietoja, kuitenkin enintään kahden vuoden ajan.

Mitkä ovat oikeutesi rekisteröitynä?

Sinulla on tietosuojalainsäädännön mukaiset oikeudet Elossa käsiteltäviin henkilötietoihisi.

• Oikeus saada pääsy tietoihin: Sinulla on oikeus tietää, mitä tietoja Elo sinusta käsittelee. Sinulla on myös oikeus saada jäljennös käsiteltävistä tiedoista sekä tietojen käsittelyyn liittyvät tarpeelliset tiedot.
• Oikeus tietojen oikaisemiseen: Sinulla on oikeus saada itseäsi koskeva virheellinen, vanhentunut tai puutteellinen tieto oikaistuksi tai täydennetyksi.
• Oikeus tietojen poistamiseen: Sinulla on oikeus pyytää itseäsi koskevien tietojen poistamista tietyin edellytyksin. Henkilötiedot voidaan poistaa esimerkiksi silloin, jos niitä ei enää tarvita alkuperäisiin käsittelytarkoituksiin tai vastustat henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointiin. Huomaathan, että pyynnöstäsi huolimatta Elo voi joutua jatkamaan tietojesi käsittelyä esimerkiksi lakisääteisen velvoitteensa noudattamiseksi eikä tietojen poistaminen tällöin ole mahdollista.
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus vaatia itseäsi koskevien henkilötietojen käsittelyn rajoittamista siten, että Elolla on oikeus ainoastaan säilyttää kyseisiä henkilötietoja. Voit esimerkiksi pyytää tietojesi rajoittamista asian tutkinnan ajaksi silloin, jos sinua koskeva tieto ei mielestäsi pidä paikkaansa ja tiedon paikkansa pitävyyttä on tutkittava tarkemmin.
• Oikeus pyytää tiedon siirtoa järjestelmästä toiseen: Jos henkilötietojesi käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen, sinulla on oikeus siirtää tietosi toiselle rekisterinpitäjälle. Siirto-oikeus koskee tietoja, jotka olet itse toimittanut Elolle, ja jotka on tallennettu sähköiseen tietojärjestelmään. Jos teknisesti mahdollista, rekisterinpitäjän tulee siirtää tietosi suoraan toiselle rekisterinpitäjälle.
• Oikeus käsittelyn vastustamiseen: Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, jos käsittely ei perustu lakisääteiseen velvoitteeseen tai sopimukseen.
• Automatisoidut yksittäispäätökset, profilointi mukaan luettuna: Sinulla on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, ja jolla on sinua koskevia oikeusvaikutuksia tai muuten merkittäviä vaikutuksia.

Jos haluat käyttää oikeuksiasi, toimita yksilöity kirjallinen pyyntösi Elon tietosuojavastaavalle sähköpostitse (tietosuoja@elo.fi) tai kirjeitse Työeläkeyhtiö Elo, Tietosuojavastaava, 00041 Elo. Huomioithan, että sinun on todistettava henkilöllisyytesi ennen pyynnön täyttämistä, joten liitä pyyntöön ajantasaiset yhteystietosi.

Elo vastaa pyyntöihin ilman aiheetonta viivytystä, joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Rekisteröidyn pyyntöjen perusteella annettavat tiedot ja toimenpiteet ovat ensisijaisesti maksuttomia, elleivät pyynnöt ole ilmeisen perusteettomia, kohtuuttomia tai toistuvia, jolloin Elo voi näillä perusteilla myös kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta.

Mikäli epäilet, että henkilötietojasi on käsitelty tietosuojalainsäädännön vastaisesti, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00531 Helsinki tai www.tietosuoja.fi