Den här dataskyddsbeskrivningen förklarar hur dina personuppgifter behandlas om du är anställd hos Elos avtalspartner eller arvodestagare eller externt styrelseproffs hos Elo.

Elo behandlar personuppgifter om personer som arbetar på uppdrag av Elo, arvodestagare och anställda hos avtalspartner samt externa styrelseproffs i syfte att genomföra avtalen. Vi behandlar personuppgifter enligt gällande lagstiftning och månar om integritetsskyddet. I den här dataskyddsbeskrivningen berättar vi närmare om ändamålen för Elos behandling av personuppgifter och på vilket sätt uppgifterna behandlas.

Personuppgiftsansvarig och dataskyddsombud
Personuppgiftsansvarig är Ömsesidiga Arbetspensionsförsäkringsbolaget Elo (”Elo”) på adressen
Norrskensvägen 7, 02100 Esbo tfn 020 703 50 (växel)

Läs mer om dataskyddet vid Elo eller kontakta vårt dataskyddsombud:
Sari Läntinen, tietosuoja@elo.fi, tfn 020 703 50 (växel).

Vi behandlar uppgifter om arvodestagare och personer som arbetar på uppdrag av Elo i syfte att hålla kontakt, betala arvoden och kostnadsersättningar samt för bokföringen med stöd av avtal eller andra uppdragsförhållanden.

Personuppgifter om anställda hos avtalspartner (till exempel konsulter, servicepersonal) behandlas för kontakt, uppföljning och utveckling av verksamheten,  passerkontroll och behörighetstilldelning. Det är vår lagstadgade skyldighet att ordna passermöjligheter och passerkontroll och även administrera system, användarrättigheter och åtkomst. Vi behandlar också personuppgifter med stöd av berättigat intresse i samband med passerkontrollen och kameraövervakningen för att garantera säkerheten för dem som rör sig i Elos lokaler och för att förebygga situationer som äventyrar säkerheten och egendomen samt säkerställa ostört arbete i våra lokaler. Mer information om behandlingen av personuppgifter i samband med passerkontrollen och kameraövervakningen hittar du här.

I samband med vår placeringsverksamhet behandlar vi uppgifter om externa styrelseproffs och andra personer som är tillgängliga för medlemskap i förvaltningsorganen. Behandlingen av uppgifterna grundar sig på avtal när det är fråga om gällande styrelsemedlemskap. Vi behandlar också uppgifter om potentiella externa styrelseproffs. Då grundar sig behandlingen av uppgifterna på vårt berättigade intresse av att kartlägga potentiella medlemmar av förvaltningsorganen.

Vilka av dina personuppgifter behandlar vi?

Med dina personuppgifter avses alla uppgifter som kan kopplas till dig eller som du kan identifieras med. Vi behandlar dina personuppgifter endast i den omfattning som är nödvändig för att bolaget ska kunna sköta sina uppgifter.

Läs mer om behandlingsändamål, personuppgifter som behandlas och de rättsliga grunderna för behandlingen >

Från vilka källor får vi dina personuppgifter?

Elo samlar in uppgifter om arvodestagare och personer som arbetar på uppdrag av Elo av personerna själva eller deras representanter. Personuppgifter om anställda hos avtalspartner och serviceleverantörer samlas av personerna själva eller de företag de representerar. Elos verksamhetsställen har passerkontroll och kameraövervakning där det kan insamlas personuppgifter. Uppgifter om styrelseproffs får vi direkt av de registrerade samt genom Elos eget utredningsarbete.

Till vilka parter överförs eller utlämnas dina personuppgifter?

Uppgifter lämnas ut till utomstående endast när mottagaren har lagstadgad rätt att få uppgifter av Elo eller i undantagsfall med den registrerades samtycke. Uppgifter om arvodestagare lämnas till exempel ut till inkomstregistret.

Elo anlitar betrodda externa serviceproducenter som behandlar personuppgifter för Elos räkning. Dessa är till exempel systemleverantörer.

Överförs dina uppgifter till länder utanför Europa?

I princip överför Elo inte personuppgifter om arvodestagare, anställda hos avtalspartner eller styrelseproffs till länder utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.

Hur länge förvarar vi uppgifter om dig?

Vi förvarar dina personuppgifter endast så länge det är nödvändigt för de syften som anges i denna dataskyddsbeskrivning eller i enlighet med förvaringstiderna enligt arbetslagstiftningen, varefter uppgifterna raderas.

Personuppgifter som behandlas i syfte att betala arvoden och kostnadsersättningar förvaras i 10 kalenderår efter den sista betalningen, om inte en längre förvaringstid anges någon annanstans i lag.

Grundläggande uppgifter från passerkontrollen förvaras så länge avtalsförhållandet gäller och passerkontrolloggar i två år. Personuppgifter som behandlas för system-, enhets- och åtkomstadministration förvaras i tre månader efter att avtalsförhållandet löpt ut, varefter de förvaras i tio år i systemets historik.

Uppgifter om styrelseproffs behandlar vi i tio år efter att avtalet löpt ut. Uppgifter om potentiella styrelseproffs behandlar vi så länge personen är tillgänglig eller i fem år.

Vilka rättigheter har du som registrerad?

Dina rättigheter till dina personuppgifter som Elo behandlar anges i dataskyddslagstiftningen.

• Rätt att få tillgång till uppgifterna: Du har rätt att veta vilka uppgifter om dig Elo behandlar. Du har också rätt att få en kopia av de uppgifter som behandlas samt all nödvändig information om uppgiftsbehandlingen.

• Rätt till korrigering av uppgifter: Du har rätt att få en felaktig, föråldrad eller bristfällig uppgift om dig korrigerad eller kompletterad.

• Rätt till radering av uppgifter: Du har under vissa förutsättningar rätt att begära att uppgifter om dig raderas. Personuppgifter kan raderas till exempel när de inte längre behövs för de ursprungliga behandlingsändamålen eller när du motsätter dig behandling av dina personuppgifter för direkt marknadsföring. Observera att Elo trots din begäran kan vara tvungen att fortsätta behandla dina uppgifter till exempel för att fullgöra en lagstadgad skyldighet och att det då inte är möjligt att radera uppgifterna.

• Rätt till begränsning av behandlingen: Du har i vissa fall rätt att kräva att behandlingen av dina personuppgifter begränsas så att Elo endast har rätt att förvara uppgifterna. Du kan till exempel begära att dina uppgifter begränsas för den tid ärendet utreds när du anser att en uppgift om dig inte stämmer och det måste utredas närmare om uppgiften är korrekt.

• Rätt att begära att uppgifter överförs från ett system till ett annat: Om behandlingen av dina personuppgifter grundar sig på samtycke eller avtal, har du rätt att överföra dina uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig. Rätten till överföring gäller uppgifter som du själv lämnat till Elo och som registrerats i det elektroniska informationssystemet. Om det är tekniskt möjligt ska den personuppgiftsansvarige överföra dina uppgifter direkt till den andra personuppgiftsansvarige.

• Rätt att invända mot behandlingen: Du har i vissa fall rätt att invända mot behandlingen av dina personuppgifter, om behandlingen inte grundar sig på en lagstadgad skyldighet eller ett avtal.

• Automatiserade enskilda beslut, inklusive profilering: Du har rätt att inte omfattas av ett beslut som enbart grundar sig på automatisk behandling, såsom profilering, och som har rättsverkan eller annars betydande effekter för dig.

Om du vill utnyttja dina rättigheter ska du lämna en specificerad skriftlig begäran till Elos dataskyddsombud per e-post (tietosuoja@elo.fi) eller per brev till Arbetspensionsbolaget Elo, Dataskyddsombudet, 00041 Elo. Observera att du ska identifiera dig innan begäran uppfylls. Ge därför din aktuella kontaktinformation i samband med begäran.

Elo besvarar begäranden utan obefogat dröjsmål, i vilket fall som helst inom en månad efter att begäran mottagits. Uppgifter som lämnas ut och åtgärder som vidtas på den registrerades begäran är i första hand avgiftsfria, om inte begäran är uppenbart ogrundad, orimlig eller upprepas många gånger. På dessa grunder kan Elo också kan neka till att uppfylla begäran.

Om du misstänker att dina personuppgifter behandlats i strid med dataskyddslagstiftningen har du rätt att lämna in ett klagomål hos dataombudsmannen, Dataombudsmannens byrå, PB 800, 00531 Helsingfors eller www.tietosuoja.fi.