Den här dataskyddsbeskrivningen förklarar hur dina personuppgifter behandlas om du sökt en ledig befattning vid Elo eller skickat en öppen ansökan till Elo.

Elo behandlar personuppgifter om arbetssökande i rekryteringen och valet av arbetstagare. Vi månar om de arbetssökandes integritetsskydd och behandlar personuppgifter enligt gällande lagstiftning. I den här dataskyddsbeskrivningen berättar vi närmare om ändamålen för Elos behandling av personuppgifter om arbetssökande och på vilket sätt uppgifterna behandlas i samband med rekrytering.

Personuppgiftsansvarig och dataskyddsombud

Personuppgiftsansvarig är Ömsesidiga Arbetspensionsförsäkringsbolaget Elo (”Elo”) på adressen

Norrskensvägen 7, 02100 Esbo tfn 020 703 50 (växel)

Läs mer om dataskyddet vid Elo eller kontakta vårt dataskyddsombud:

Sari Läntinen, tietosuoja@elo.fi, tfn 020 703 50 (växel).

Vi behandlar dina personuppgifter i syfte att sköta rekryteringsprocessen, till exempel för att behandla arbetsansökningar, informera om rekryteringsprocessen och ordna arbetsintervjuer. Dessutom behandlas personuppgifter om sökande vid valet av arbetstagare, inklusive lämplighetsbedömning. Eventuell bedömning av en sökandes lämplighet samt, när befattningen kräver det, kontroll av kreditupplysning, drogtest och/eller säkerhetsutredning, vilka utförs för de arbetssökande som är med i det sista skedet, grundar sig på den sökandes samtycke. En arbetssökande har rätt att återta sitt samtycke till behandling av personuppgifter.

Vilka av dina personuppgifter behandlar vi i rekryteringen?

Med dina personuppgifter avses alla uppgifter som kan kopplas till dig eller som du kan identifieras med.

Läs mer om behandlingsändamål, personuppgifter som behandlas och de rättsliga grunderna för behandlingen >

Under rekryteringsprocessen kan Elo även erhålla andra personuppgifter om en arbetssökande som den sökande lämnar frivilligt. Rekryteringsprocessen förutsätter inte att sådana andra uppgifter ska ges, och Elo förvarar i princip inte sådana personuppgifter om de inte ingår i till exempel blanketter för arbetsansökan som den sökande fyllt i, då det är motiverat att förvara dem på grund av de övriga personuppgifterna.

Från vilka källor får vi dina personuppgifter?

I princip samlar Elo personuppgifter om arbetssökande av de sökande själva. I vissa fall kan Elo, med den arbetssökandes samtycke eller när lagen annars tillåter det, samla uppgifter om en arbetssökande även från andra källor såsom

• Referenser som den arbetssökande uppgett (till exempel tidigare arbetsgivare)
• Externa rekryteringspartner
• Serviceleverantör som bedömer den arbetssökandes lämplighet
• Suomen Asiakastieto Oy (personkreditupplysning)
• Skyddspolisen (säkerhetsutredning)

På Elos verksamhetsställe finns också passerkontroll och kameraövervakning. Mer information om behandlingen av personuppgifter i samband med passerkontrollen och kameraövervakningen hittar du här.

Till vilka parter överförs eller utlämnas dina personuppgifter?

Uppgifter lämnas ut till utomstående endast när mottagaren har lagstadgad rätt att få uppgifter av Elo eller i undantagsfall med den registrerades samtycke, till exempel för att trygga den arbetssökandes eller någon annans rättigheter.

I rekryteringen anlitar Elo också betrodda externa serviceleverantörer, bland annat leverantörer av lämplighetsbedömning och leverantören av det elektroniska rekryteringssystemet.

Överförs dina uppgifter till länder utanför Europa?

Personuppgifter behandlas i regel endast inom EU/EES. I vissa fall kan personuppgifter tekniskt också behandlas utanför EU/EES. I rekryteringsprocessen används den externa serviceleverantören TalentAdores rekryteringssystem där personuppgifter överförs till USA utanför Europeiska unionen till följd av tekniska lösningar. Personuppgifterna är på behörigt sätt skyddade genom pseudonymisering och EU:s standardavtalsklausuler, och de används endast i syfte att genomföra Elos rekryteringsprocess.

Hur länge förvarar vi uppgifter om dig?

Vi förvarar dina personuppgifter endast så länge det är nödvändigt för de ändamål som anges i denna dataskyddsbeskrivning eller i enlighet med de lagstadgade förvaringstiderna, varefter uppgifterna raderas. Vi förvarar uppgifter som samlats i rekryteringen i högst två år från anställningsbeslutet. Uppgifter om arbetssökandes personkrediter, drogtest och/eller säkerhetsutredningar förvaras inte efter att de kontrollerats. Ansökningar från personer som inte blivit valda samt öppna ansökningar till Elo förvaras i 13 månader med stöd av berättigat intresse.

Vilka rättigheter har du som registrerad?

Dina rättigheter till dina personuppgifter som Elo behandlar anges i dataskyddslagstiftningen.

• Rätt att få tillgång till uppgifterna: Du har rätt att veta vilka uppgifter om dig Elo behandlar. Du har också rätt att få en kopia av de uppgifter som behandlas samt all nödvändig information om uppgiftsbehandlingen.

• Rätt till korrigering av uppgifter: Du har rätt att få en felaktig, föråldrad eller bristfällig uppgift om dig korrigerad eller kompletterad.

• Rätt till radering av uppgifter: Du har under vissa förutsättningar rätt att begära att uppgifter om dig raderas. Personuppgifter kan raderas till exempel när de inte längre behövs för de ursprungliga behandlingsändamålen eller när du motsätter dig behandling av dina personuppgifter för direkt marknadsföring. Observera att Elo trots din begäran kan vara tvungen att fortsätta behandla dina uppgifter till exempel för att fullgöra en lagstadgad skyldighet och att det då inte är möjligt att radera uppgifterna.

• Rätt till begränsning av behandlingen: Du har i vissa fall rätt att kräva att behandlingen av dina personuppgifter begränsas så att Elo endast har rätt att förvara uppgifterna. Du kan till exempel begära att dina uppgifter begränsas för den tid ärendet utreds när du anser att en uppgift om dig inte stämmer och det måste utredas närmare om uppgiften är korrekt.

• Rätt att begära att uppgifter överförs från ett system till ett annat: Om behandlingen av dina personuppgifter grundar sig på samtycke eller avtal har du rätt att överföra dina uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig. Rätten till överföring gäller uppgifter som du själv lämnat till Elo och som registrerats i det elektroniska informationssystemet. Om det är tekniskt möjligt ska den personuppgiftsansvarige överföra dina uppgifter direkt till den andra personuppgiftsansvarige.

• Rätt att invända mot behandlingen: Du har i vissa fall rätt att invända mot behandlingen av dina personuppgifter, om behandlingen inte grundar sig på en lagstadgad skyldighet eller ett avtal.

• Automatiserade enskilda beslut, inklusive profilering: Du har rätt att inte omfattas av ett beslut som enbart grundar sig på automatisk behandling, såsom profilering, och som har rättsverkan eller annars betydande effekter för dig.

Om du vill utnyttja dina rättigheter ska du lämna en specificerad skriftlig begäran till Elos dataskyddsombud per e-post (tietosuoja@elo.fi) eller per brev till Arbetspensionsbolaget Elo, Dataskyddsombudet, 00041 Elo. Observera att du ska identifiera dig innan begäran uppfylls. Ge därför din aktuella kontaktinformation i samband med begäran.

Elo besvarar begäranden utan obefogat dröjsmål, i vilket fall som helst inom en månad efter att begäran mottagits. Uppgifter som lämnas ut och åtgärder som vidtas på den registrerades begäran är i första hand avgiftsfria, om inte begäran är uppenbart ogrundad, orimlig eller upprepas många gånger. På dessa grunder kan Elo också kan neka till att uppfylla begäran.

Om du misstänker att dina personuppgifter behandlats i strid med dataskyddslagstiftningen har du rätt att lämna in ett klagomål hos dataombudsmannen, Dataombudsmannens byrå, PB 800, 00531 Helsingfors eller www.tietosuoja.fi.