Kallelse till ordinarie bolagsstämma

Delägarna i Ömsesidiga Arbetspensionsförsäkringsbolaget Elo kallas till ordinarie bolagsstämma som hålls måndagen den 25 april 2022 från kl. 16.00 i Elos lokaler på adressen Norrskensvägen 7, 02100 Esbo.

A. Ärenden som behandlas på bolagsstämman

På bolagsstämman behandlas de ärenden som enligt 20 § i bolagsordningen ankommer på den ordinarie bolagsstämman:

1. Framläggande av bokslut, koncernbokslut, verksamhetsberättelse och revisionsberättelse samt verkställande direktörens översikt
2. Fastställande av bokslutet och koncernbokslutet
3. Disposition av den vinst som den fastställda balansräkningen utvisar

Styrelsen föreslår för bolagsstämman att räkenskapsperiodens överskott på 5 320,06 euro överförs till dispositionsfonden.

4. Beslut om beviljande av ansvarsfrihet för ledamöterna i förvaltningsrådet och styrelsen samt verkställande direktören
5. Beslut om arvoden och grunderna för ersättningen av resekostnader till ledamöterna i förvaltningsrådet

Förvaltningsrådets valutskott har enligt 12 § i bolagsordningen för bolagsstämman berett förslag till arvoden och till grunder för ersättningen av resekostnader för ledamöterna i förvaltningsrådet, till antalet medlemmar (punkt 6 nedan) och till valet av medlemmar (punkt 7 nedan).

Valutskottet föreslår att det till ledamöterna i förvaltningsrådet betalas följande arvoden från den ordinarie bolagsstämman 2022 fram till följande ordinarie bolagsstämma:
- ordförandens årsarvode föreslås vara 6 000 euro
- vice ordförandens årsarvode föreslås vara 4 000 euro
- ordförandens, vice ordförandens och medlemmarnas mötesarvode föreslås vara 800 euro per möte

Dagtraktamente och resekostnader skulle betalas till samtliga ledamöter enligt det maximibelopp för skattefria ersättningar som gäller vid respektive tidpunkt enligt Skatteförvaltningens beslut.

Årsarvodet skulle betalas i två rater.

Valutskottet föreslår därtill att medlemmarna i förvaltningsrådet försäkras enligt 8 § i lagen om pension för arbetstagare, enligt vilken pension tillväxer för förtroendeuppdrag och ArPL-avgift betalas för förtroendemannaarvoden.

6. Beslut om antalet ledamöter i förvaltningsrådet

Enligt 9 § i bolagsordningen ska förvaltningsrådet bestå av minst 28 och högst 56 ledamöter.

I förvaltningsrådet ska det finnas sådana representanter för försäkrings¬tagarna och de försäkrade, som väljs bland personer som föreslagits av de viktigaste arbetsgivarcentral- och löntagarcentralorganisationerna. Antalet representanter som valts bland personer som föreslagits av de viktigaste löntagarcentralorganisationerna ska utgöra minst en tredje¬del av antalet ledamöter i förvaltningsrådet och antalet representanter som valts bland personer som föreslagits av de viktigaste arbetsgivar-central¬organisationerna ska utgöra minst en sjättedel av antalet ledamöter i förvaltningsrådet.

Mandattiden för en ledamot i förvaltningsrådet är tre år. En tredjedel av ledamöterna, eller vad som är närmast en tredjedel, står i tur avgå varje år.

Valutskottet föreslår att antalet ledamöter i förvaltningsrådet fastställs till 36.

7. Val av ledamöter till förvaltningsrådet

Valutskottet föreslår att bolagsstämman väljer följande ledamöter till förvaltningsrådet för treårsperioden 2022–2025:

Av de ledamöter som står i tur att avgå föreslås återval av Stefan Borgman (STTK), Leena-Mari Lähteenmaa (Finlands Näringsliv), Pekka Metsi, Harri Miettinen, Mats Nyman (Akava), Katariina Poskiparta, Ansu Saarela, Katja Syvärinen (FFC) och Janne Ylinen.

Dessutom föreslår valutskottet att det till nya ledamöter i förvalt-nings¬rådet för den treåriga mandatperioden 2022–2025 väljs verkställande direktör Päivi Suutari (MM Kotkamills Oy) och på förslag av Finlands Näringsliv verkställande direktör Mika Hagberg (Paree Group Oy) samt att det till nya ledamöter fram till den ordinarie bolagsstämman 2023 väljs verkställande direktör Henrik Karvonen (Etelä-Pohjanmaan Osuus¬kauppa), på förslag av Finlands Näringsliv ekonomidirektör Tuomas Mäkipeska (YIT Oyj) och på förslag av FFC ordförande Ismo Kokko (Bil- och Transportbranschens Arbetarförbund AKT ry).

8. Beslut om arvoden och grunderna för ersättningen av resekostnaderna till revisorer

Styrelsen föreslår på revisionsutskottets förslag att revisionsarvode betalas enligt en faktura som bolaget godkänner och att det till revisorerna inte separat betalas dagtraktamente eller ersättningar för resekostnader.

9. Beslut om antalet revisorer och revisorssuppleanter

Styrelsen föreslår på revisionsutskottets förslag att det till bolagets revisor väljs en revisionssammanslutning och att det inte väljs någon revisorssuppleant.

10. Val av revisor

Styrelsen föreslår på förslag av revisionsutskottet att det till revisor väljs revisorssammanslutningen Ernst & Young Oy, som har meddelat att CGR Heikki Ilkka fungerar som huvudansvarig revisor.


11. Förslag till ändring av bolagsordningen

Styrelsen föreslår att bolagets bolagsordning ändras enligt följande:
Bolagsordningens 7 § ändras så att antalet styrelsesuppleanter i stället för nuvarande minst fyra (4) och högst åtta (8) suppleanter är högst åtta (8) suppleanter, om förvaltningsrådet beslutar att välja styrelsesupp¬lean¬¬ter. Med stöd av ändringen kan förvaltningsrådet således besluta om att inte välja suppleanter alls eller att välja 1–8 suppleanter. I anslutning till denna ändring föreslås det att formuleringen i bolags¬ordningens 11 § ändras så att förvaltningsrådet kan besluta om att inte alls välja styrelsesuppleanter. Därtill föreslås det att omnämnandet om att suppleanterna har rätt att företräda bolaget stryks ur bolagsord¬ningens 13 § om representation.

Förslaget till ändringar i bolagsordningen och även den föreslagna nya bolagsordningen finns i sin helhet till påseende på Elos webbplats www.elo.fi.

B. Bolagsstämmohandlingar

Bolagsstämmans föredragningslista, kopior av bokslutshandlingarna och de förslag till beslut som presenterats för bolagsstämman finns från och med den 12 april 2022 till påseende på bolagets huvudkontor, Norrskensvägen 7, 02100 Esbo. Kopior av handlingarna skickas på begäran till delägarna.

Denna kallelse till bolagsstämma samt annan information om bolagsstämman och bokslutet finns på Elos webbplats www.elo.fi.

• arbetsordning
• Elos bolagsorning

C. Anvisningar för deltagarna i bolagsstämman

1. Deltagande

Rätt att delta i bolagsstämman har bolagets delägare. Beslutanderätt på bolags-stämman utövas av bolagets delägare. Den som har beslutanderätt på bolags-stämman får utöva sin rätt via ett ombud.

Delägare i bolaget är enligt 5 § i bolagsordningen:
1) försäkringstagare som har ett gällande försäkringsavtal enligt lagen om pension för arbetstagare i bolaget
2) försäkringstagare som har ett gällande försäkringsavtal enligt lagen om pension för företagare i bolaget
3) de försäkrade i varje enskild försäkring tillsammans, vilka omfattas av ett gällande försäkringsavtal enligt lagen om pension för arbetstagare i försäkringsgivarens bolag.

Enligt 19 § i bolagsordningen har de delägare som nämns i 5 § 1 mom. 1 och 2 punkten i bolagsordningen samt den representant för de försäkrade som nämns i 5 § 1 mom. 3 punkten rösträtt på bolagsstämman. Representanten får endast företräda en försäkringstagare eller de försäkrade i en sådan koncern som nämns i bolags¬ordningen och i egenskap av försäkrad ska representanten omfattas av en av de försäkringar enligt lagen om pension för arbetstagare som han eller hon företräder.

När det gäller valet av representant för de försäkrade fastställs i 19 § i bolagsordningen följande:

Beslut om val av representant och huruvida det i enlighet med 19 § 2 mom. i bolagsordningen ska väljas en eller flera representanter, samt beslut om vilka försäkringar som representanterna företräder, fattas av de företrädare för personalen som avses i lagen om samarbete inom företag, och i fråga om en sådan koncern som nämns ovan de före¬trädare för personalen som valts för koncernsamarbete som avses i nämnda lag. Om försäkringstagaren inte har nämnda företrädare för personalen, förrättas ovan nämnda val av de försäkrade som omfattas av varje enskild försäkring enligt lagen om pension för arbetstagare på ett gemensamt möte för varje enskild försäkring eller, om försäkrings¬tagaren har flera försäkringar enligt lagen om pension för arbetstagare i bolaget, av de försäkrade som omfattas av dessa försäkringar på ett gemensamt möte.

Valet av representant bekräftas i en handling som undertecknas av ordföranden på det möte där valet förrättas. Handlingen fungerar som representantens fullmakt på bolagsstämman. Av handlingen ska den försäkring eller de försäkringar framgå som omfattar de försäkrade vilka ombudet representerar.

2. Rösträtt

Röstetalet för varje försäkring är en (1) röst per varje försäkringsavgift på fulla hundra (100) euro som betalats under det föregående kalenderåret. Försäkringens röstetal är emellertid minst två (2) röster. Röstetalet för en försäkring enligt lagen om pension för arbetstagare, eller om försäkringstagaren har flera försäkringar enligt lagen om pension för arbetstagare i bolaget, röstetalen för dessa, delas mellan försäkringstagaren och de försäkrades representant i det förhållande som den genomsnittliga avgiftsprocenten enligt lagen om pension för arbetstagare utvisar för arbetsgivaren och arbetstagaren. De röstetal som erhållits på detta sätt avrundas uppåt till följande hela tal. Om röstetalet för en försäkring är två (2) röster, tillhör den ena rösten försäkringstagaren och den andra representanten för de försäkrade.

På bolagsstämman får man för egen räkning eller som befullmäktigad av en annan rösta med högst en tiondedel av de på stämman företrädda röstetalet.

3. Anmälan

Delägare och ovan nämnda representant för de försäkrade som önskar delta i bolagsstämman ska meddela bolaget sitt deltagande senast den 20 april 2022 kl. 16.00. Anmälan kan göras:
• per brev till Ömsesidiga Arbetspensionsförsäkringsbolaget Elo/Eveliina Nikulainen, 00041 ELO
• per e-post till eveliina.nikulainen@elo.fi
• under arbetstid per telefon till 020 703 5464

Anmälan ska vara bolaget till handa innan förhandsanmälningstiden går ut.

Eventuella fullmakter och handlingar som styrker valet av representant för de försäkrade ska inlämnas till bolaget i samband med förhandsanmälan.

Granskningen av fullmakter börjar på mötesplatsen kl. 15.30.


Esbo, den 21 mars 2022

ÖMSESIDIGA ARBETSPENSIONSFÖRSÄKRINGSBOLAGET ELO
STYRELSEN