Kallelse till ordinarie bolagsstämma

Delägarna i Ömsesidiga Arbetspensionsförsäkringsbolaget Elo kallas till ordinarie bolagsstämma som hålls måndagen den 23 april 2018 från kl. 16.00 i Elos lokaler på adressen Norrskensvägen 7, 02100 Esbo.

A. Ärenden som behandlas på bolagsstämman

På bolagsstämman behandlas de ärenden som enligt 20 § i bolagsordningen ankommer på den ordinarie bolagsstämman:

1. Framläggande av bokslut, koncernbokslut, verksamhetsberättelse och revisionsberättelse samt verkställande direktörens översikt
2. Fastställande av bokslutet och koncernbokslutet
3. Disposition av den vinst som den fastställda balansräkningen utvisar

Styrelsen föreslår för bolagsstämman att räkenskapsperiodens överskott på 5 068,64 euro överförs till dispositionsfonden.

4. Beslut om beviljande av ansvarsfrihet för förvaltningsrådet, ledamöterna i styrelsen och verkställande direktören
5. Beslut om arvoden och grunderna för ersättningen av resekostnader till ledamöterna i förvaltningsrådet

Förvaltningsrådets valutskott har enligt 12 § i bolagsordningen för bolagsstämman berett förslag till arvoden och till grunder för ersättningen av resekostnader för ledamöterna i förvaltningsrådet, till antalet medlemmar (punkt 6 nedan) och till valet av medlemmar (punkt 7 nedan).

Valutskottet föreslår att det till ledamöterna i förvaltningsrådet betalas följande arvoden från den ordinarie bolagsstämman år 2018 fram till följande ordinarie bolagsstämma:
- ordförandens årsarvode föreslås vara 5 000 euro
- vice ordförandens årsarvode föreslås vara 3 800 euro
- ordförandens, vice ordförandens och medlemmarnas mötesarvode föreslås vara 800 euro per möte

Dagtraktamente och resekostnader skulle betalas till samtliga ledamöter enligt gällande maximibelopp för skattefria ersättningar i skattestyrelsens beslut.

Årsarvodet skulle betalas i två rater.

Valutskottet föreslår därtill att medlemmarna i förvaltningsrådet försäkras enligt 8 § i lagen om pension för arbetstagare, enligt vilken pension tillväxer för förtroendeuppdrag och ArPL-avgift betalas för förtroendemannaarvoden.

6. Beslut om antalet ledamöter i förvaltningsrådet

Enligt 9 § i bolagsordningen ska förvaltningsrådet bestå av minst 28 och högst 56 ledamöter. Minst hälften av ledamöterna i förvaltningsrådet ska väljas bland de personer som har föreslagits av de centrala arbetsgivarcentral- och löntagarcentralorganisationerna. Antalet valda representanter bland de personer som föreslagits av arbetsgivarna respektive löntagarna ska vara lika många. Mandattiden för en ledamot i förvaltningsrådet är tre år. En tredjedel av ledamöterna, eller vad som är närmast en tredjedel, står i tur avgå varje år.

Valutskottet föreslår att antalet ledamöter i förvaltningsrådet fastställs till 44.

7. Val av ledamöter till förvaltningsrådet

Valutskottet föreslår att bolagsstämman väljer följande ledamöter till förvaltningsrådet för treårsperioden 2018–2021:

Av de ledamöter som står i tur att avgå föreslås omval av Ilkka Brotherus (Finlands Näringsliv), Antti Hakala (STTK), Maija Hjelt, Sauli Huikuri, Kalle Kujanpää, Veli-Matti Kuntonen (FFC), Timo Mäki-Ullakko, Jukka Tikka (Finlands Näringsliv), Pentti Virtanen (Finlands Näringsliv), Jaana Ylitalo (FFC) och Satu Yrjänen.

Till nya ledamöter föreslås val av styrelsens ordförande Antti Rantalainen (Tilipalvelu Rantalainen Oy) och på Akavas förslag vice ordförande Lasse Laurikainen (Ingenjörsförbundet IL rf).

Dessutom föreslår valutskottet att styrelsens ordförande Nanna Hietala (MSK-Group Oy) och verkställande direktör Tommi Sova (Intrum Justitia Oy) väljs till ledamöter i förvaltningsrådet fram till den ordinarie bolagsstämman 2020 och att direktör Esa Neuvonen (YIT Oyj) väljs till ledamot i förvaltningsrådet fram till den ordinarie bolagsstämman 2021.

8. Beslut om arvoden och grunderna för ersättningen av resekostnaderna till revisorer

Styrelsen föreslår på valutskottets förslag att revisionsarvode betalas enligt en faktura som bolaget godkänner och att det till revisorerna inte betalas särskilt dagtraktamente eller ersättning för resekostnader.

9. Beslut om antalet revisorer och revisorssuppleanter

Styrelsen föreslår på valutskottets förslag att det som bolagets revisor väljs en revisionssammanslutning och att det inte väljs någon revisorssuppleant.

10. Val av revisor

Styrelsen föreslår på förslag av revisionsutskottet att till revisor väljs revisorssammanslutningen Ernst & Young Oy, som har meddelat att CGR Ulla Nykky fungerar som huvudansvarig revisor.

11. Förslag till ändring av bolagsordningen

Styrelsen föreslår att bolagets bolagsordning ändras enligt följande:
– 7 § och 9 § i bolagsordningen ändras så att de bestämmelser som gäller styrelsens och förvaltningsrådets sammansättning motsvarar den ändring i lagen om arbetspensionsförsäkringsbolag (25.4.1997/354) som trädde i kraft den 1 januari 2017, enligt vilken minst en tredjedel av styrelsens och minst en tredjedel av förvaltningsrådets ledamöter ska vara representanter som valts bland personer som har föreslagits av de centrala löntagarcentralorganisationerna och minst en sjättedel av styrelsens och minst en sjättedel av förvaltningsrådets ledamöter ska vara representanter som valts bland personer som har föreslagits av de centrala arbetsgivarcentralorganisationerna. Den föreslagna ändringen av bestämmelsen om förvaltningsrådet i bolagsordningen tillämpas första gången vid valet av förvaltningsrådsledamöter för den mandatperiod som börjar från bolagsstämman 2019 och därefter. Den föreslagna ändringen av bestämmelsen om styrelsen i bolagsordningen tillämpas första gången vid valet av styrelseledamöter för den mandatperiod som börjar från bolagsstämman 2019 och därefter.
– I 7 § i bolagsordningen görs en teknisk ändring genom att för klarhetens skull stryka uppgiften om längden på ordförandens och viceordförandens/-ordförandenas mandatperiod, eftersom ordförande och viceordförande enligt bolagsordningen väljs för ett kalenderår åt gången.
– 7 §, 9 § och 14 § i bolagsordningen ändras genom att stryka bestämmelsen om styrelse- och förvaltningsrådsledamöternas och revisorns åldersgräns.
– 14 § i bolagsordningen ändras så att bestämmelsen om revisorn motsvarar terminologin i revisionslagen (18.9.2015/1141) och dessutom görs en terminologisk precisering.
– Bestämmelsen i 17 § i bolagsordningen om det sätt på vilket kallelsen till bolagsstämman ska skickas ändras så att kallelsen kan publiceras på bolagets webbplats och att information om bolagsstämman efter styrelsens övervägande också kan publiceras i en dagstidning. Dessutom görs en terminologisk ändring i bolagsordningens bestämmelse.
– 20 § i bolagsordningen om de ärenden som ska föredras på bolagsstämman preciseras genom att till den foga ett omnämnande om val av revisorssuppleant vid behov. Eventuellt val av revisorssuppleant bestäms enligt 14 § i bolagsordningen.

Förslaget till ändringar i bolagsordningen och den samtidigt föreslagna nya bolagsordningen i sin helhet finns till påseende på Elos webbplats www.elo.fi.


B. Bolagsstämmohandlingar

Bolagsstämmans föredragningslista, kopior av bokslutshandlingarna och de förslag till beslut som presenterats för bolagsstämman finns från och med den 10 april 2018 till påseende på bolagets huvudkontor, Norrskensvägen 7, 02100 Esbo. Kopior av handlingarna skickas på begäran till delägarna.

Denna kallelse till bolagsstämma samt annan information om bolagsstämman och bokslutet finns på Elos webbplats www.elo.fi.

• Arbetsordning

C. Anvisningar för deltagarna i bolagsstämman

1. Deltagande

Rätt att delta i bolagsstämman har bolagets delägare. Beslutanderätt på bolagsstämman utövas av bolagets delägare. Den som har beslutanderätt vid bolagsstämman får utöva sin rätt via ett ombud.

Delägare i bolaget är enligt 5 § i bolagsordningen:
1) försäkringstagare som har ett gällande försäkringsavtal enligt lagen om pension för arbetstagare i bolaget
2) försäkringstagare som har ett gällande försäkringsavtal enligt lagen om pension för företagare i bolaget
3) de försäkrade i varje enskild försäkring tillsammans, vilka omfattas av ett gällande försäkringsavtal enligt lagen om pension för arbetstagare i försäkringsgivarens bolag.

Enligt 19 § i bolagsordningen har de delägare som nämns i 5 § 1 mom. 1 och 2 punkten i bolagsordningen samt den representant för de försäkrade som nämns i 5 § 1 mom. 3 punkten rösträtt på bolagsstämman. Representanten får endast företräda en försäkringstagare eller de försäkrade i en sådan koncern som nämns i bolagsordningen och i egenskap av försäkrad ska representanten omfattas av en av de försäkringar enligt lagen om pension för arbetstagare som han eller hon företräder.

När det gäller valet av representant för de försäkrade fastställs i 19 § i bolagsordningen följande:

Beslut om val av representant och huruvida det i enlighet med 19 § 2 mom. i bolagsordningen ska väljas en eller flera representanter, samt beslut om vilka försäkringar som representanterna företräder, fattas av de företrädare för personalen som avses i lagen om samarbete inom företag och i fråga om en sådan koncern som nämns ovan de företrädare för personalen som valts för koncernsamarbete som avses i nämnda lag. Om försäkringstagaren inte har nämnda företrädare för personalen, förrättas ovan nämnda val av de försäkrade som omfattas av varje enskild försäkring enligt lagen om pension för arbetstagare på ett gemensamt möte för varje enskild försäkring eller, om försäkringstagaren har flera försäkringar enligt lagen om pension för arbetstagare i bolaget, av de försäkrade som omfattas av dessa försäkringar på ett gemensamt möte.

Valet av representant bekräftas i en handling som undertecknas av ordföranden på det möte där valet förrättas. Handlingen fungerar som representantens fullmakt på bolagsstämman. Av handlingen ska den försäkring eller de försäkringar framgå som omfattar de försäkrade vilka ombudet representerar.

2. Rösträtt

Röstetalet för varje försäkring är en (1) röst per varje försäkringsavgift på fulla hundra (100) euro som betalats under det föregående kalenderåret. Försäkringens röstetal är emellertid minst två (2) röster. Röstetalet för en försäkring enligt lagen om pension för arbetstagare, eller om försäkringstagaren har flera försäkringar enligt lagen om pension för arbetstagare i bolaget, röstetalen för dessa, delas mellan försäkringstagaren och de försäkrades representant i det förhållande som den genomsnittliga avgiftsprocenten enligt lagen om pension för arbetstagare utvisar för arbetsgivaren och arbetstagaren. De röstetal som erhållits på detta sätt avrundas uppåt till följande hela tal. Om röstetalet för en försäkring är två (2) röster, tillhör den ena rösten försäkringstagaren och den andra representanten för de försäkrade.

På bolagsstämman får var och en för egen räkning eller som ombud för någon annan rösta med högst en tiondel av det vid stämman företrädda röstetalet.





3. Anmälan

Delägare och ovan nämnda representant för de försäkrade som önskar delta i bolagsstämman ska meddela bolaget sitt deltagande senast den 18 april 2018 kl. 16.00. Anmälan kan göras:
• per brev till adressen Ömsesidiga Arbetspensionsförsäkringsbolaget Elo/Tuula Tuomola, 00041 ELO
• per e-post till tuula.tuomola@elo.fi
• under arbetstid per telefon till 020 703 5355.

Anmälan ska vara bolaget till handa innan förhandsanmälningstiden går ut.

Eventuella fullmakter och handlingar som styrker valet av representant för de försäkrade ska inlämnas till bolaget i samband med förhandsanmälan.

Granskningen av fullmakter börjar på mötesplatsen kl. 15.30.


Esbo den 12 mars 2018

ÖMSESIDIGA ARBETSPENSIONSFÖRSÄKRINGSBOLAGET ELO
STYRELSEN