Kutsu varsinaiseen yhtiökokoukseen 22.4.2024

A. Yhtiökokouksessa käsiteltävät asiat

Yhtiökokouksessa käsitellään yhtiöjärjestyksen 20 §:n mukaan varsinaiselle yhtiökokoukselle kuuluvat asiat:

1. Tilinpäätöksen, konsernitilinpäätöksen, toimintakertomuksen ja tilintarkastuskertomuksen esittäminen sekä toimitusjohtajan katsaus
2. Tilinpäätöksen sekä konsernitilinpäätöksen vahvistaminen
3. Vahvistetun taseen osoittaman voiton käyttäminen

• Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle, että tilikauden ylijäämä 5.068,29 euroa siirretään käyttörahastoon.

4. Vastuuvapaudesta päättäminen hallintoneuvoston ja hallituksen jäsenille sekä toimitusjohtajalle
5. Hallintoneuvoston jäsenten palkkioista ja matkakustannusten korvausperusteista päättäminen

• Hallintoneuvoston vaalivaliokunta on yhtiöjärjestyksen 12 §:n mukaisesti valmistellut yhtiökokoukselle ehdotukset hallintoneuvoston jäsenten palkkioiksi ja matkakustannusten korvausperusteiksi, lukumääräksi (alla kohta 6) ja valinnaksi (alla kohta 7).
• Vaalivaliokunta ehdottaa, että hallintoneuvoston jäsenille suoritettaisiin vuoden 2024 varsinaisesta yhtiökokouksesta seuraavaan varsinaiseen yhtiökokoukseen asti seuraavat palkkiot:
  • puheenjohtajan vuosipalkkio olisi 7.000 euroa
  • varapuheenjohtajan vuosipalkkio olisi 4.000 euroa
  • puheenjohtajan, varapuheenjohtajan ja jäsenten kokouspalkkio olisi 800 euroa kokoukselta
• Päiväraha ja matkakulut maksettaisiin kaikille jäsenille perustuen Verohallinnon päätökseen kulloinkin voimassa olevia verovapaita korvauksia koskevien enimmäismäärien mukaisesti.
• Vuosipalkkio maksettaisiin kahdessa erässä.
• Lisäksi vaalivaliokunta ehdottaa, että hallintoneuvoston jäsenet vakuutetaan työntekijän eläkelain 8 §:n mukaisesti, jonka perusteella luottamustehtävästä kertyy eläke ja luottamustoimipalkkiosta maksetaan TyEL-vakuutusmaksu. 

6. Hallintoneuvoston jäsenten lukumäärästä päättäminen

• Yhtiöjärjestyksen 9 §:n mukaan hallintoneuvostoon kuuluu vähintään 28 ja enintään 56 jäsentä.
• Hallintoneuvostossa on oltava sellaisia vakuutuksenottajien ja vakuutettujen edustajia, jotka valitaan keskeisten työnantajia ja palkansaajia edustavien keskusjärjestöjen ehdottamista henkilöistä. Keskeisten palkansaajia edustavien keskusjärjestöjen ehdottamista henkilöistä valittuja edustajia on oltava vähintään kolmasosa hallintoneuvoston jäsenmäärästä ja keskeisten työnantajia edustavien keskusjärjestöjen ehdottamista henkilöistä valittuja edustajia on oltava vähintään kuudesosa hallintoneuvoston jäsenmäärästä.
• Hallintoneuvoston jäsenen toimikausi on kolme vuotta. Jäsenistä eroaa vuosittain kolmasosa tai sitä lähinnä vastaava määrä.
• Vaalivaliokunta ehdottaa, että hallintoneuvoston jäsenmääräksi päätetään 36.

7. Hallintoneuvoston jäsenten valinta

• Vaalivaliokunta ehdottaa, että yhtiökokous tekisi seuraavat jäsenvalinnat hallintoneuvostoon kolmivuotiskaudeksi 2024–2027:
  • Erovuorossa olevista jäsenistä ehdotetaan valittavaksi uudelleen Ilkka Brotherus (EK), Antti Hakala (STTK), Virpi Holmqvist (EK), Veli-Matti Kuntonen (SAK), Antti Määttä, Antti Rantalainen, Mikko Salo (Akava), Olli Sarekoski ja Jaana Ylitalo (SAK).
• Lisäksi vaalivaliokunta ehdottaa, että hallintoneuvoston uusiksi jäseniksi kolmivuotiskaudeksi 2024 – 2027 valittaisiin hallituksen puheenjohtaja, toimitusjohtaja, kauppaneuvos Heimo J. Aho (TWP Group Oy), Akavan esityksestä puheenjohtaja Jenni Karsio (Sosiaalialan korkeakoulutettujen ammattijärjestö Talentia ry), toimitusjohtaja Minna Vanhala-Harmanen (Perheyritysten liitto) ja toimitusjohtaja Antti Vuonokari (Pihla Group Oy). 

8. Tilintarkastajien palkkioista ja matkakustannusten korvausperusteista päättäminen

• Hallitus ehdottaa tarkastus- ja riskivaliokunnan esityksen perusteella, että tilintarkastuspalkkio suoritetaan yhtiön hyväksymän laskun mukaan eikä tilintarkastajalle suoriteta erikseen päivärahaa eikä matkakustannusten korvauksia.

9. Tilintarkastajien ja varatilintarkastajien lukumäärästä päättäminen

• Hallitus ehdottaa tarkastus- ja riskivaliokunnan esityksen perusteella, että yhtiölle valitaan tilintarkastajaksi yksi tilintarkastusyhteisö eikä varatilintarkastajaa valita.

10. Tilintarkastajan valinta

• Hallitus ehdottaa tarkastus- ja riskivaliokunnan esityksen perusteella, että tilintarkastajaksi valitaan tilintarkastusyhteisö Ernst & Young Oy, joka on ilmoittanut, että päävastuullisena tilintarkastajana toimii KHT, KRT Heikki Ilkka.

11. Kestävyysraportoinnin varmentajan palkkiosta ja matkakustannusten korvausperusteista päättäminen

• Hallitus ehdottaa tarkastus- ja riskivaliokunnan esityksen perusteella, että kestävyysraportoinnin varmentajan palkkio suoritetaan yhtiön hyväksymän laskun mukaan eikä kestävyysraportoinnin varmentajalle suoriteta erikseen päivärahaa eikä matkakustannusten korvauksia.

12. Kestävyysraportoinnin varmentajan valinta

• Keskinäinen Työeläkevakuutusyhtiö Elo laatii EU:n kestävyysraportointidirektiivin, CSRD, ja sitä koskevan kansallisen lainsäädännön mukaisesti ensimmäinen kestävyysraporttinsa tilikaudelta 2024. Hallitus ehdottaa tarkastus- ja riskivaliokunnan esityksen perusteella, että kestävyysraportoinnin varmentajaksi valitaan tilintarkastusyhteisö Ernst & Young Oy, joka on myös rekisteröity PRH:n ylläpitämään rekisteriin kestävyystarkastusyhteisöksi. Ernst & Young Oy on ilmoittanut, että päävastuullisena kestävyysraportoinnin varmentajana toimii KHT, KRT Heikki Ilkka, mikäli yhtiö valitaan kestävyysraportoinnin varmentajaksi.

B. Yhtiökokousasiakirjat

Yhtiökokouksen esityslista, jäljennökset tilinpäätöstä koskevista asiakirjoista ja päätösehdotukset yhtiökokoukselle ovat 9.4.2024 alkaen nähtävinä yhtiön pääkonttorissa, Revontulentie 7, 02100 Espoo. Asiakirjoista lähetetään jäljennökset osakkaille, jotka niitä pyytävät. 

Tämä yhtiökokouskutsu sekä yhtiökokousta ja tilinpäätöstä koskevaa muuta informaatiota on Elon verkkosivuilla www.elo.fi.

• Esityslista
• Ehdotukset hallintoneuvostoa koskeviksi päätöksiksi
• Ehdotukset tilintarkastajaa ja kestävyysraportoinnin varmentajaa koskeviksi päätöksiksi
• Elon vuosi 2023
• Yhtiöjärjestys

C. Ohjeita kokoukseen osallistujille

1. Osallistuminen

Oikeus osallistua yhtiökokoukseen on yhtiön osakkailla. Päätösvaltaa yhtiökokouksessa käyttävät yhtiön osakkaat. Päätösvaltaan oikeutettu saa käyttää oikeuttaan asiamiehen välityksellä.

Yhtiön osakkaita ovat yhtiöjärjestyksen 5 §:n mukaan:
1) vakuutuksenottajat, joilla on yhtiössä voimassa oleva työntekijän eläkelain mukainen vakuutussopimus
2) vakuutuksenottajat, joilla on yhtiössä voimassa oleva yrittäjän eläkelain mukainen vakuutussopimus
3) ne vakuutetut vakuutuskohtaisesti yhdessä, jotka kuuluvat vakuutuksenottajan yhtiössä voimassa olevan työntekijän eläkelain mukaisen vakuutussopimuksen piiriin. 

Yhtiöjärjestyksen 19 §:n mukaan äänioikeus yhtiökokouksessa on yhtiöjärjestyksen 5 §:n 1 momentin 1 ja 2 kohdissa mainituilla osakkailla sekä 5 §:n 1 momentin 3 kohdassa mainittujen vakuutettujen edustajalla. Edustaja saa edustaa vain yhden vakuutuksenottajan tai yhtiöjärjestyksessä mainitun konsernin vakuutettuja ja edustajan tulee vakuutettuna kuulua jonkin edustamansa työntekijän eläkelain mukaisen vakuutuksen piiriin.

Vakuutettujen edustajan valinnasta yhtiön yhtiöjärjestyksen 19 §:ssä määrätään seuraavaa:

Edustajan valinnasta ja siitä, valitaanko yhtiöjärjestyksen 19 §:n 2 momentin mukaisesti yksi tai useampi edustaja ja mitä vakuutuksia edustajat edustavat, päättävät yhteistoiminnasta yrityksissä annetussa laissa tarkoitetut henkilöstön edustajat ja edellä mainitun konsernin osalta mainitussa laissa tarkoitetut konserniyhteistyötä varten valitut henkilöstön edustajat. Ellei vakuutuksenottajalla ole mainittuja henkilöstön edustajia, edellä mainitun valinnan suorittavat kunkin työntekijän eläkelain mukaisen vakuutuksen piiriin kuuluvat vakuutetut yhteisessä kokouksessa vakuutuskohtaisesti tai, jos vakuutuksenottajalla on yhtiössä useampia työntekijän eläkelain mukaisia vakuutuksia, näiden vakuutusten piiriin kuuluvat vakuutetut yhteisessä kokouksessa. 

Edustajan valinta todetaan asiakirjassa, jonka allekirjoittaa valintakokouksen puheenjohtaja. Asiakirja on edustajan valtuutus yhtiökokouksessa. Asiakirjasta tulee ilmetä vakuutus tai ne vakuutukset, joiden piiriin kuuluvia vakuutettuja edustaja edustaa.

2. Äänioikeus

Kunkin vakuutuksen äänimäärä on yksi (1) ääni kultakin edellisen kalenterivuoden aikana suoritetun täyden sadan (100) euron suuruiselta vakuutusmaksun osalta. Vakuutuksen äänimäärä on kuitenkin vähintään kaksi (2) ääntä. Työntekijän eläkelain mukaisen vakuutuksen äänimäärä tai, jos vakuutuksenottajalla on yhtiössä voimassa useampia työntekijän eläkelain mukaisia vakuutuksia, näiden äänimäärät jaetaan vakuutuksenottajan ja vakuutettujen edustajan kesken työntekijän eläkelain työnantajan ja työntekijän keskimääräisen maksuprosentin mukaisessa suhteessa. Näin saadut äänimäärät pyöristetään ylöspäin seuraavaan kokonaislukuun. Jos vakuutuksen äänimäärä on kaksi (2) ääntä, kuuluu toinen ääni vakuutuksenottajalle ja toinen vakuutettujen edustajalle.

Yhtiökokouksessa saa omasta puolesta tai toisen valtuuttamana äänestää enintään yhdellä kymmenesosalla kokouksessa edustetusta äänimäärästä.

3. Ilmoittautuminen

Osakkaan ja edellä mainitun vakuutettujen edustajan, joka haluaa osallistua yhtiökokoukseen, tulee ilmoittaa yhtiölle osallistumisestaan viimeistään 17.4.2024 klo 16.00. Ilmoittautumisen voi tehdä:

• sähköpostitse osoitteella eveliina.repo@elo.fi
• kirjeitse osoitteella Keskinäinen Työeläkevakuutusyhtiö Elo / Eveliina Repo, 00041 ELO
• työaikana puhelimitse numeroon 040 544 7583

Ilmoittautumisten on oltava perillä ennen ennakkoilmoittautumisajan päättymistä.

Mahdolliset valtakirjat ja vakuutettujen edustajan valinnan osoittavat asiakirjat pyydetään toimittamaan ennakkoilmoittautumisen yhteydessä.

Kokoukseen ilmoittautuneiden vastaanottaminen alkaa kokouspaikalla klo 15.30.


Espoossa 18. päivänä maaliskuuta 2024

KESKINÄINEN TYÖELÄKEVAKUUTUSYHTIÖ ELO
HALLITUS