Kutsu varsinaiseen yhtiökokoukseen

Keskinäinen Työeläkevakuutusyhtiö Elon osakkaat kutsutaan varsinaiseen yhtiökokoukseen, joka pidetään maanantaina 19.4.2021 alkaen klo 16.00 Elon toimitalossa osoitteessa Revontulentie 7, 02100 Espoo.

A. Yhtiökokouksessa käsiteltävät asiat

Yhtiökokouksessa käsitellään yhtiöjärjestyksen 20 §:n mukaan varsinaiselle yhtiökokoukselle kuuluvat asiat:

1. Tilinpäätöksen, konsernitilinpäätöksen, toimintakertomuksen ja tilintarkastuskertomuksen esittäminen sekä toimitusjohtajan katsaus
2. Tilinpäätöksen sekä konsernitilinpäätöksen vahvistaminen
3. Vahvistetun taseen osoittaman voiton käyttäminen

Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle, että tilikauden ylijäämä 4.431,66 euroa siirretään käyttörahastoon.

4. Vastuuvapaudesta päättäminen hallintoneuvoston ja hallituksen jäsenille sekä toimitusjohtajalle
5. Hallintoneuvoston jäsenten palkkioista ja matkakustannusten korvausperusteista päättäminen

Hallintoneuvoston vaalivaliokunta on yhtiöjärjestyksen 12 §:n mukaisesti valmistellut yhtiökokoukselle ehdotukset hallintoneuvoston jäsenten palkkioiksi ja matkakustannusten korvausperusteiksi, lukumääräksi (alla kohta 6) ja valinnaksi (alla kohta 7).

Vaalivaliokunta ehdottaa, että hallintoneuvoston jäsenille suoritettaisiin vuoden 2021 varsinaisesta yhtiökokouksesta seuraavaan varsinaiseen yhtiökokoukseen asti seuraavat palkkiot:
- puheenjohtajan vuosipalkkio olisi 5.000 euroa
- varapuheenjohtajan vuosipalkkio olisi 3.800 euroa
- puheenjohtajan, varapuheenjohtajan ja jäsenten kokouspalkkio olisi 800 euroa kokoukselta

Päiväraha ja matkakulut maksettaisiin kaikille jäsenille perustuen verohallinnon päätöksiin kulloinkin voimassaolevia verovapaita korvauksia koskevien enimmäismäärien mukaisesti.

Vuosipalkkio maksettaisiin kahdessa erässä.

Lisäksi vaalivaliokunta ehdottaa, että hallintoneuvoston jäsenet vakuutetaan työntekijän eläkelain 8 §:n mukaisesti, jonka perusteella luottamustehtävästä kertyy eläke ja luottamustoimipalkkiosta maksetaan TyEL-vakuutusmaksu.

6. Hallintoneuvoston jäsenten lukumäärästä päättäminen

Yhtiöjärjestyksen 9 §:n mukaan hallintoneuvostoon kuuluu vähintään 28 ja enintään 56 jäsentä.

Hallintoneuvostossa on oltava sellaisia vakuutuksenottajien ja vakuutettujen edustajia, jotka valitaan keskeisten työnantajia ja palkansaajia edustavien keskusjärjestöjen ehdottamista henkilöistä. Keskeisten palkansaajia edustavien keskusjärjestöjen ehdottamista henkilöistä valittuja edustajia on oltava vähintään kolmasosa hallintoneuvoston jäsenmäärästä ja keskeisten työnantajia edustavien keskusjärjestöjen ehdottamista henkilöistä valittuja edustajia on oltava vähintään kuudesosa hallintoneuvoston jäsenmäärästä.

Hallintoneuvoston jäsenen toimikausi on kolme vuotta. Jäsenistä eroaa vuosittain kolmasosa tai sitä lähinnä vastaava määrä.

Vaalivaliokunta ehdottaa, että hallintoneuvoston jäsenmääräksi päätetään 42.

7. Hallintoneuvoston jäsenten valinta

Vaalivaliokunta ehdottaa, että yhtiökokous tekisi seuraavat jäsenvalinnat hallintoneuvostoon kolmivuotiskaudeksi 2021 - 2024:

Erovuorossa olevista jäsenistä ehdotetaan valittavaksi uudelleen Ilkka Brotherus (EK), Antti Hakala (STTK), Sauli Huikuri, Kalle Kujanpää, Veli-Matti Kuntonen (SAK), Lasse Laurikainen (Akava), Timo Mäki-Ullakko, Antti Rantalainen, Millariikka Rytkönen (STTK), Mikko Salo (Akava), Olli Sarekoski, Pentti Virtanen (EK), Jaana Ylitalo (SAK) ja Satu Yrjänen.

Lisäksi vaalivaliokunta ehdottaa, että hallintoneuvoston uusiksi jäseniksi vuoden 2023 varsinaiseen yhtiökokoukseen saakka valittaisiin EK:n esityksestä henkilöstöjohtaja Pii Raulo (YIT Oyj) sekä vuoden 2022 varsinaiseen yhtiökokoukseen saakka valittaisiin SAK:n esityksestä hallituksen varapuheenjohtaja, johtaja Katja Syvärinen (Suomen Ammattiliittojen Keskusjärjestö SAK ry).

8. Tilintarkastajien palkkioista ja matkakustannusten korvausperusteista päättäminen

Hallitus ehdottaa tarkastusvaliokunnan esityksen perusteella, että tilintarkastuspalkkio suoritetaan yhtiön hyväksymän laskun mukaan eikä tilintarkastajalle suoriteta erikseen päivärahaa eikä matkakustannusten korvausta.

9. Tilintarkastajien ja varatilintarkastajien lukumäärästä päättäminen

Hallitus ehdottaa tarkastusvaliokunnan esityksen perusteella, että yhtiölle valitaan tilintarkastajaksi yksi tilintarkastusyhteisö eikä varatilintarkastajaa valita.

10. Tilintarkastajan valinta

Hallitus ehdottaa tarkastusvaliokunnan esityksen perusteella, että tilintarkastajaksi valitaan tilintarkastusyhteisö Ernst & Young Oy, joka on ilmoittanut, että päävastuullisena tilintarkastajana toimii KHT Heikki Ilkka.

B. Yhtiökokousasiakirjat

Yhtiökokouksen esityslista, jäljennökset tilinpäätöstä koskevista asiakirjoista ja päätösehdotukset yhtiökokoukselle ovat 6.4.2021 alkaen nähtävinä yhtiön pääkonttorissa, Revontulentie 7, 02100 Espoo. Asiakirjoista lähetetään jäljennökset osakkaille, jotka niitä pyytävät.

Tämä yhtiökokouskutsu sekä yhtiökokousta ja tilinpäätöstä koskevaa muuta informaatiota on Elon internetsivuilla www.elo.fi.

• esityslista
• Elon vuosi 2020 (toimintakertomus, tilinpäätös, vuosi- ja vastuuraportti, selvitys hallinto- ja ohjausjärjestelmästä)
• ehdotukset hallintoneuvostoa koskeviksi päätöksiksi
• ehdotukset tilintarkastajaa koskeviksi päätöksiksi
• Elon yhtiöjärjestys

C. Ohjeita kokoukseen osallistujille

1. Osallistuminen

Oikeus osallistua yhtiökokoukseen on yhtiön osakkailla. Päätösvaltaa yhtiökokouksessa käyttävät yhtiön osakkaat. Päätösvaltaan oikeutettu saa käyttää oikeuttaan asiamiehen välityksellä.

Yhtiön osakkaita ovat yhtiöjärjestyksen 5 §:n mukaan:
1) vakuutuksenottajat, joilla on yhtiössä voimassa oleva työntekijän eläkelain mukainen vakuutussopimus
2) vakuutuksenottajat, joilla on yhtiössä voimassa oleva yrittäjän eläkelain mukainen vakuutussopimus
3) ne vakuutetut vakuutuskohtaisesti yhdessä, jotka kuuluvat vakuutuksenottajan yhtiössä voimassa olevan työntekijän eläkelain mukaisen vakuutussopimuksen piiriin.

Yhtiöjärjestyksen 19 §:n mukaan äänioikeus yhtiökokouksessa on yhtiöjärjestyksen 5 §:n 1 momentin 1 ja 2 kohdissa mainituilla osakkailla sekä 5 §:n 1 momentin 3 kohdassa mainittujen vakuutettujen edustajalla. Edustaja saa edustaa vain yhden vakuutuksenottajan tai yhtiöjärjestyksessä mainitun konsernin vakuutettuja ja edustajan tulee vakuutettuna kuulua jonkin edustamansa työntekijän eläkelain mukaisen vakuutuksen piiriin.

Vakuutettujen edustajan valinnasta yhtiön yhtiöjärjestyksen 19 §:ssä määrätään seuraavaa:

Edustajan valinnasta ja siitä, valitaanko yhtiöjärjestyksen 19 §:n 2 momentin mukaisesti yksi tai useampi edustaja ja mitä vakuutuksia edustajat edustavat, päättävät yhteistoiminnasta yrityksissä annetussa laissa tarkoitetut henkilöstön edustajat ja edellä mainitun konsernin osalta mainitussa laissa tarkoitetut konserniyhteistyötä varten valitut henkilöstön edustajat. Ellei vakuutuksenottajalla ole mainittuja henkilöstön edustajia, edellä mainitun valinnan suorittavat kunkin työntekijän eläkelain mukaisen vakuutuksen piiriin kuuluvat vakuutetut yhteisessä kokouksessa vakuutuskohtaisesti tai, jos vakuutuksenottajalla on yhtiössä useampia työntekijän eläkelain mukaisia vakuutuksia, näiden vakuutusten piiriin kuuluvat vakuutetut yhteisessä kokouksessa.

Edustajan valinta todetaan asiakirjassa, jonka allekirjoittaa valintakokouksen puheenjohtaja. Asiakirja on edustajan valtuutus yhtiökokouksessa. Asiakirjasta tulee ilmetä vakuutus tai ne vakuutukset, joiden piiriin kuuluvia vakuutettuja edustaja edustaa.

Koronaviruksesta johtuvien kokoontumisrajoitusten vuoksi kehotamme osakkaita ja vakuutettujen edustajia välttämään kokouspaikalle saapumista. Osakkailla ja vakuutettujen edustajilla on mahdollisuus osallistua yhtiökokoukseen valtuuttamalla edustajakseen asianajaja Jori Taipale (Bird & Bird Asianajotoimisto Oy) tai hänen määräämänsä henkilö, jolloin osakkaan ja vakuutettujen edustajan on ilmoittauduttava yhtiökokoukseen ja annettava valtuutetulle valtakirja. Valtakirja pyydetään toimittamaan Elolle yhtiökokouskutsun jäljempänä kohdassa 3 sisältämän ilmoittautumisohjeen määräajan ja menettelyn mukaisesti.

2. Äänioikeus

Kunkin vakuutuksen äänimäärä on yksi (1) ääni kultakin edellisen kalenterivuoden aikana suoritetun täyden sadan (100) euron suuruiselta vakuutusmaksun osalta. Vakuutuksen äänimäärä on kuitenkin vähintään kaksi (2) ääntä. Työntekijän eläkelain mukaisen vakuutuksen äänimäärä tai, jos vakuutuksenottajalla on yhtiössä voimassa useampia työntekijän eläkelain mukaisia vakuutuksia, näiden äänimäärät jaetaan vakuutuksenottajan ja vakuutettujen edustajan kesken työntekijän eläkelain työnantajan ja työntekijän keskimääräisen maksuprosentin mukaisessa suhteessa. Näin saadut äänimäärät pyöristetään ylöspäin seuraavaan kokonaislukuun. Jos vakuutuksen äänimäärä on kaksi (2) ääntä, kuuluu toinen ääni vakuutuksenottajalle ja toinen vakuutettujen edustajalle.

Yhtiökokouksessa saa omasta puolesta tai toisen valtuuttamana äänestää enintään yhdellä kymmenesosalla kokouksessa edustetusta äänimäärästä.

3. Ilmoittautuminen

Osakkaan ja edellä mainitun vakuutettujen edustajan, joka haluaa osallistua yhtiökokoukseen, tulee ilmoittaa yhtiölle osallistumisestaan viimeistään 14.4.2021 klo 16.00. Ilmoittautumisen voi tehdä:
• kirjeitse osoitteella Keskinäinen Työeläkevakuutusyhtiö Elo / Eveliina Nikulainen, 00041 ELO
• sähköpostitse osoitteella eveliina.nikulainen@elo.fi
• työaikana puhelimitse numeroon 020 703 5464.

Ilmoittautumisten on oltava perillä ennen ennakkoilmoittautumisajan päättymistä.

Mahdolliset valtakirjat ja vakuutettujen edustajan valinnan osoittavat asiakirjat pyydetään toimittamaan ennakkoilmoittautumisen yhteydessä.

Kokoukseen ilmoittautuneiden vastaanottaminen alkaa kokouspaikalla klo 15.30.


Espoossa 22. päivänä maaliskuuta 2021

KESKINÄINEN TYÖELÄKEVAKUUTUSYHTIÖ ELO
HALLITUS