Vinkit tulorekisteriin varautumiseen

Kansallinen tulorekisteri tulee käyttöön 1.1.2019. Tulorekisterin myötä ansiotietojen moninkertainen ilmoitusvelvollisuus poistuu. Vuoden 2018 aikana yritysten kannattaa varmistaa, että oma palkkajärjestelmä toimii yhteen tulorekisterin kanssa. Suosittelemme myös sähköisen laskutuksen käyttöönottoa.

Jatkossa yksi ansiotietojen ilmoitus riittää

Tulorekisterin tavoitteena on helpottaa työnantajien työtaakkaa, kun ansiotietojen moninkertainen ilmoitusvelvollisuus poistuu. Keskitetty ilmoittaminen kokoaa tiedon yhteen ja välittää sen eteenpäin tietoa tarvitseville tahoille. Keskitetyn ilmoittamisen myötä myös ilmoittamisen aikataulut ja tavat yhdenmukaistuvat.

Vuoden 2018 ansiot ilmoitetaan nykyiseen tapaan Eloon, samoin ansioiden korjaukset, jotka kohdistuvat aikaan ennen vuotta 2019. Heti 2019 puolella maksettaviin ansioihin liittyvät tiedot on ilmoitettava tulorekisteriin.

Vuonna 2019 ilmoituksia ei Elon lisäksi myöskään tehdä Verohallinnolle tai Työttömyysvakuutusrahastolle, koska tulorekisteriin ilmoitetut tiedot ovat heidän käytössään. Tiedot ovat tällöin myös Kelan ja ETK:n käytettävissä. Tiedon käyttäjien määrä kasvaa tästä eteenpäin, kun esimerkiksi vuonna 2020 tiedot ovat myös Tilastokeskuksen, työttömyyskassojen ja vahinkovakuutusyhtiöiden käytettävissä. Tulorekisteriin talletetut tiedot ovat salassa pidettäviä ja kukin viranomainen näkee vain ne tiedot, joita sillä on oikeus saada.

Valitse itsellesi sopivin ansiotietojen ilmoitustapa

Tulorekisteri parantaa ansiotietojen ajantasaisuutta ja oikeellisuutta, jolloin erilaisten selvittelyiden määrä vähenee. Suositeltavaa onkin, että tiedot annettaisiin mahdollisimman kattavasti palkanmaksun yhteydessä. Ajantasaiset tiedot nopeuttavat eläkepäätösten tekemistä ja varmistavat sen, että työeläkevakuutusmaksut ovat oikean suuruisia. Reaaliaikaisuus edellyttää, että tiedot ilmoitetaan tulorekisteriin sähköisesti. Vaihtoehtoisia ansiotietojen ilmoittamistapoja ovat seuraavat:

1. Ansiotiedot lähetetään palkkajärjestelmästä suoraan tulorekisteriin teknistä rajapintaa käyttäen. Tässä vaihtoehdossa tulorekisteri on integroitu palkkajärjestelmään eikä erillistä kirjautumista ilmoittamisen aikana tarvita.

2. Ansiotiedot ladataan tulorekisteriin tiedostona tulorekisterin sähköisen asiointipalvelun latauspalvelussa. Tietojen ilmoittaminen vaatii erillisen kirjautuminen palveluun.

3. Ansiotiedot syötetään manuaalisesti tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa verkkolomakkeen avulla. Tietojen ilmoittaminen vaatii erillisen kirjautuminen palveluun.

4. Tiedot voi antaa erityisestä syystä myös paperilomakkeella jos, esim. satunnaisella työnantajalla ei ole mahdollista ilmoittaa tietoja sähköisesti.

Ilmoittamiseen voi käyttää myös verottajan Palkka.fi-palvelua, joka on pientyönantajille tarkoitettu maksuton palkanlaskennan- ja viranomaisilmoitusten palvelu.

Tarvittavat muutokset tehtävä järjestelmiin 2018 aikana

Tulorekisterin myötä ilmoittamisen rytmi muuttuu, kun siirrytään palkanmaksukohtaiseen ilmoittamiseen. Jos ansiotiedon ilmoittaja haluaa vähentää manuaalista työtä, kannattaa ansiotietojen tiedonsiirto automatisoida. Yllä mainittu 1. vaihtoehto on luotettava tapa välittää tietoja automaattisesti tulorekisteriin. Myös sähköinen laskutus vähentää manuaalityötä. Näin saat Elon laskut sähköisesti >

−  On hyvä varmistaa omalta palkkajärjestelmän toimittajalta se, että nykyiseen järjestelmään tehdään tulorekisteripäivitykset. Lisäksi tulisi varmistua päivityksen julkaisuajankohdasta ja sen sisällöstä. Tämä koskee erityisesti yrityksiä, jotka hoitavat itse palkanlaskennan ja palkkatiedon ilmoittamisen sekä tilitoimistoja ja muita palkkahallinnon ulkoistuskumppaneita, Kansallisen tulorekisterin perustamishankkeen hankejohtaja Terhi Holmström painottaa.

Tulorekisteri tiivistetysti

• Kansallinen sähköinen tietokanta ansio-, eläke- ja etuustiedoille.
• Otetaan käyttöön vaiheittain:
  • Ansiotietojen ilmoittajat, kuten työnantajat, tilapäiset työnantajat ja tilitoimistot ilmoittavat tiedot ansiotuloista 1.1.2019 lähtien tulorekisteriin.
  • Eläke- ja etuustiedot ilmoitetaan tulorekisteriin vuodesta 2020 lähtien.
• Työnantajat ilmoittavat tiedot ansiotuloista tulorekisteriin reaaliaikaisesti ja maksukohtaisesti viimeistään viiden päivän kuluessa maksupäivästä.
• Työeläkevakuuttajat saavat lakisääteisesti tarvitsemansa tiedot käyttöönsä suoraan tulorekisteristä.
• Tietojen ilmoittaminen ja niiden hyödyntäminen on maksutonta.
• Tulorekisteriin annetut tiedot säilytetään tulotietojärjestelmässä 10 vuoden ajan.
• Tulorekisteri ei luo uusia tiedonsaantioikeuksia. Kukin käyttäjä saa vain ne tiedot, joihin on nykyisinkin oikeutettu.
• Lisätietoa:
  • Elon tulorekisterisivulta
  • Aikaisempi uutinen: Tulotietojärjestelmää koskeva laki hyväksytty - Tulorekisteri tulossa käyttöön 1.1.2019
  • Verohallinnon videoita tulorekisteristä
  • Verohallinnon tulorekisterisanasto