Työssään ulkomailla matkustava tarvitsee A1-todistuksen

Kahden viikon etätyöjakso Malagassa? Muutaman päivän messumatkoja Hampurissa ja Milanossa? Parin tunnin työmaavierailu Tallinnassa? Nämä kaikki ovat tilanteita, joissa työntekijä ja yrittäjä todennäköisesti tarvitsee A1-todistuksen. Näin määrää EU-asetus, kun sitä luetaan pilkun tarkkaan. Suomesta saatu A1-todistus osoittaa, että henkilö kuuluu Suomen sosiaaliturvaan myös silloin, kun hän on työtehtävissä maan rajojen ulkopuolella. 

Ulkomaantyön vakuuttamisen perusperiaate on, että työntekijän ja yrittäjän sosiaaliturva tulee järjestää siinä maassa, jossa työtä fyysisesti tehdään. Varsinkin säännöllistä matkustamista sisältävässä työssä tämä olisi hankalaa, kun sosiaaliturva vaihtelisi esimerkiksi viikoittain maasta toiseen. EU-asetuksessa onkin perusperiaatteeseen poikkeus, jonka mukaan A1-todistuksen avulla työntekijä voi säilyä tiettyjen ehtojen täyttyessä sen maan sosiaaliturvassa, josta hän lähtee ulkomaille. 

A1-todistus haetaan Eläketurvakeskukselta

Suomessa A1-todistusten käsittelystä vastaa Eläketurvakeskus (ETK). Työeläkeyhtiöt saavat tiedon A1-todistuksesta suoraan ETK:lta. Hakeminen on helppoa ETK:n sähköisessä palvelussa ja todistuksen voi saada tietyissä tilanteissa jopa samana päivänä.

Velvollisuus todistuksen hakemiseen on lähtökohtaisesti työnantajalla. Jos työntekijällä on useita työnantajia tai hän toimii myös yrittäjänä, voi hän hakea todistusta itse. Työnantaja voi myös valtuuttaa esimerkiksi tilitoimiston hoitamaan hakemusasian puolestaan ETK:n sähköisessä hakemuspalvelussa. Yrittäjät ja apurahansaajat hakevat A1-todistuksen itse.

Jos työntekijä tai yrittäjä käy työasioissa säännöllisesti ulkomailla, voidaan hänelle myöntää A1-todistus kahdeksi vuodeksi kerrallaan. Tällöin todistusta ei tarvitse hakea jokaiselle ulkomaan työjaksolle erikseen.

Lyhyillä kokous- ja liikematkoilla todistusta ei välttämättä tarvita

Vuoden 2022 lopulla ETK tiedotti, että todistusta olisi hyvä hakea aina, kun työntekijä tai yrittäjä käy työtehtävissä toisessa maassa. EU-asetuksessa ei ole mitään aikarajaa sille, minkä pituiselle työskentelylle ulkomailla A1-todistusta pitäisi hakea. 

Keväällä 2023 asiaa tarkennettiin vielä niin, että lyhyiden kokous- ja liikematkojen osalta työnantaja voi käyttää omaa harkintaa todistuksen hakemisen suhteen. Velvollisuus kohdemaan tilanteen ja todistuksen tarpeellisuuden selvittämisestä on työnantajalla tai yrittäjällä itsellään. A1-todistuksen saa kuitenkin hakea aina halutessaan ulkomaan työn kestosta, luonteesta ja toimialasta riippumatta.

− Lyhyillä kokous- ja liikematkoilla todennäköisyys todistuksen tarpeelle on pieni. Ylipäätään linjasimme työmatkoista, että takautuvasti niihin ei tarvitse hakea A1-todistusta, jos kukaan ei sitä vaadi. On hyvä tietää, että todistuksen voi aina hakea jälkikäteen, jos sille tulee tarve, riippumatta siitä, onko kyseessä työmatka vai pidempi komennus, kertoo ETK:n erityisasiantuntija Marjaana Lundqvist. 

Käytäntö on osoittanut, että työnantajat ja yrittäjät eivät ole aina tulleet edes ajatelleeksi A1-todistusta ulkomaan työjaksoilla. Ohjeistuksen päivittäminen on Lundqvistin mukaan herättänyt ennen kaikkea niitä työnantajia, jotka eivät ole koskaan aiemmin kuulleet A1-todistuksesta. Vaikka asia on ollut heille uusi, on yrityksessä saattanut olla vuosia työntekijöitä, jotka työssään matkustavat säännöllisesti ulkomaille. 

− Ohjeistuksen päivittäminen ja asiasta uutisointi on selvästi lisännyt tietoisuutta A1-todistusten hakemisesta myös niiden työnantajien keskuudessa, jotka eivät A1-todistusta ole aikaisemmin hakeneet ulkomailla työkseen matkustaville työntekijöilleen, kuvailee Lundqvist.

Todistuksen puuttuminen voi tuoda sanktioita ja selvittelyä

Tarve ohjeistuksen päivittämiseen on tullut vähitellen. Siihen ovat vaikuttaneet ulkomaantyöskentelyn ja siihen liittyvän valvonnan lisääntyminen. 

−Meiltä on kyselty entistä enemmän A1-todistuksen hakemisen aikarajaa ja myös työntekijöiltä on tullut yhteydenottoja, että todistusta on kysytty kohdemaasta lyhyellekin työjaksolle, Lundqvist selventää.

Sosiaalivakuutuksiin liittyvä valvonta on lisääntynyt vähitellen Euroopan alueella. Monet maat ovat tiukentaneet kansallista lainsäädäntöä ja ulkomailta töihin tulevia työntekijöitä valvotaan entistä enemmän niin työmatkoilla kuin pidemmillä komennuksilla.

Työnantajan ja yrittäjän vastuulla on selvittää työskentelyn kohdemaan vaatimukset sosiaaliturvaan, työoikeuteen ja verotukseen liittyen.

− Jos valvova viranomainen tapaa työntekijän, jolla ei ole vakuutusta tai A1-todistusta kyseiseen maahan, niin sanktiot voivat olla työnantajalle hyvin suuria. Esimerkiksi rakennusalalla valvonta on paljon tarkempaa kuin vaikka toimistotyössä. Soitto saattaa tulla, että työntekijä ei pääse työmaalle ilman todistusta. Säännöt ja ohjeet ovat kuitenkin kaikille toimialoille samat, Lundqvist kertoo.

Käytännössä A1-todistuksen puuttuminen voi olla ongelma myös silloin, jos ulkomailla sattuu tapaturma tai sairastuminen. Tällaisessa tilanteessa työnantaja tai yrittäjä voi joutua selvittelemään asioita kohdemaan kanssa jälkikäteen ja hakemaan todistusta takautuvasti. 

Myös etätöihin ulkomailla tarvitaan A1-todistus 

Pandemian myötä etätöiden suosio on räjähtänyt ja etätyötä tehdään entistä enemmän myös ulkomailta käsin etenkin lomakuukausina. Vaikka työntekijä lähtisi töihin ulkomaille omasta aloitteestaan, on vastuu sosiaalivakuuttamisesta työnantajalla. 

− Neuvomme työntekijöitä sopimaan etätyöstä aina ensin työnantajan kanssa. Työnantajahan voi kieltäytyä siitä. Etätyö ei ole perinteinen komennus, mutta työnantajan vastuut ovat siinä samat eli A1-todistusta tulee hakea tai työntekijä vakuuttaa etätyömaassa, kertoo Lundqvist.

Myös yrittäjien tekemä etätyö ulkomailla on lisääntynyt. Yrittäjiä ja apurahansaajia koskevat A1-todistuksen osalta samat säännöt kuin työntekijöitä. 

− On hyvä kysymys, vastaako EU-asetus nykyistä työelämää, joka on enemmän ja nopeammin liikkuvaa. Asetus on kirjoitettu tilanteessa, jossa tehtiin pitkiä komennuksia ja lähdettiin vaikka kahdeksi vuodeksi toiseen maahan töihin. Nykymaailma on sitä, että esimerkiksi etätöitä voi tehdä missä tahansa, Lundqvist kuvailee.

Asetuksen muuttaminen on kuitenkin haastavaa, sillä kyse on usean maan tahtotilojen ja vaatimusten yhteensovittamisesta. Asetusta on yritetty päivittää jo useamman vuoden ajan, mutta kompromissien tekeminen on haastavaa. EU-tasolla keskustelu myös etätyön ympärillä on lisääntynyt ja parhaillaan onkin tekeillä rajat ylittävää etätyötä tekeville olla omat säännöt.

Voit tutustua A1-todistuksen hakemiseen ETK:n sivuilla >