Tehokas mieli – näin parannat keskittymiskykyä yksilönä ja tiiminä

Keskittymiskyky on mielen perustyökalu, joka mahdollistaa tarkkaavaisuuden suuntaamisen tärkeisiin asioihin. Aivotutkija ja kasvatustieteen professori Minna Huotilaisen mukaan keskittymiskyky edellyttää taitoa ja joustavuutta erilaisiin tilanteisiin, kuten kykyä sulkea ärsykkeitä pois tai huomata relevantteja asioita ympäristöstä. 

– Keskittymiskyky on olennaista sen takia, että saamme tuotua esiin oman osaamisemme, Huotilainen sanoo.

Elon työkykyjohtamisen kehittämispäällikkö Noora Poussu muistuttaa, että se, miten aivomme jaksavat tietotyössä on sidoksissa työkykyyn. Työelämän murroksen myötä olemme ymmärtäneet, että aivot ja mieli ovat keskiössä. Tietoisuus niiden merkityksestä on lisääntynyt ja samalla niiden haasteisiin on alettu kiinnittää enemmän huomiota.

Keskittymiskyky on keskeinen taito työelämässä 

Työelämässä kohdataan kuormitusta jatkuvasti. Aikapaine, korkeat tulostavoitteet ja keskeytykset lisäävät työntekijän kokonaiskuormitusta. Työelämää ja -organisaatioita tutkinut Huotilainen huomauttaa, että on tärkeää osata pysähtyä miettimään, mikä on tehokasta työskentelyä. Jos tehokkuus tarkoittaa mahdollisimman monen asian tekemistä yhtä aikaa, se ei välttämättä johda parhaisiin lopputuloksiin. 

– Jos kaikki ihmiset työskentelisivät tällä tavalla koko ajan, meillä ei todennäköisesti olisi yhtään laadukasta kirjoitusta, musiikkikappaletta tai yhtään uutta syöpälääkettä, Huotilainen sanoo.

Monissa työtehtävissä vaaditaan keskittymistä yhteen asiaan ja poistumista häiriötekijöiden keskeltä, jotta syntyisi jotain merkityksellistä. Tämä saattaa olla hidasta, mutta lopputuloksena saadaan huomattavasti parempia ja kestävämpiä tuloksia. 

– Keskeytyksissä on se huono puoli, että ne aiheuttavat väsymystä, virheitä, kiireen tuntua ja stressiä. Pahin seuraus jatkuvista keskeytyksistä on kuitenkin se, että meidän fysiologinen tilamme muuttuu ja menemme selviytymismoodiin. Se on hyvä taito silloin, kun tarvitaan nopeita päätöksiä, mutta jos työtehtävämme edellyttää luovuutta, uusien ideoiden kehittämistä, ihmisten kohtaamista ja heidän vakuuttamistaan, jatkuva kiireen tunne voi estää meitä onnistumasta, Huotilainen sanoo.

– On tärkeää osata pysähtyä miettimään, mikä on tehokasta työskentelyä. Mahdollisimman monen asian tekeminen yhtä aikaa ei välttämättä johda parhaisiin lopputuloksiin, sanoo aivotutkija ja kasvatustieteen professori Minna Huotilainen. 

Työelämän tasapaino etätyön ja tietotulvan ajassa

Monet työelämän muutokset, kuten etätyöskentely ja teknologian käyttö ovat ottaneet valtavan loikan. Ne tarjoavat uusia mahdollisuuksia työnteolle, mutta luovat samalla uusia haasteita, jotka voivat vaikuttaa hyvinvointiin ja tuottavuuteen. 

– Työterveyslaitoksen Miten Suomi voi? -tutkimuksen mukaan hybridimalli voi tarjota monia työkykyä tukevia työkaluja, kuten mahdollisuuden valita aivoergonomian näkökulmasta, missä työtä kannattaa tehdä. Tärkeintä on kuitenkin varmistaa, että hybridimalli tukee sekä työntekijän että organisaation tarpeita, Poussu sanoo.

Etätyöskentelyssä yksi suurimmista haasteista on työyhteisön etääntyminen, mikä vaikuttaa suoraan työpaikan ilmapiiriin ja henkilöstön hyvinvointiin. Etätyöskentely voi myös aiheuttaa haasteita tauottamisen ja ergonomian kannalta. Vaikka etätyöskentely mahdollistaakin taukojen pitämisen ja ergonomian huomioimisen, ihmiset saattavat ajautua tauottomaan työskentelyyn, mikä voi pitkällä aikavälillä vaikuttaa negatiivisesti jaksamiseen ja aivojen terveyteen. 

– Hyvin toteutettuna hybridimalli kuitenkin tukee palautumista ja aivoergonomiaa. Jotta hybridimallin ja teknologian tuomat innovaatiot toimisivat parhaimmalla mahdollisella tavalla, organisaatioiden tulisi luoda niille selkeät rutiinit ja pelisäännöt, jotka tukevat sekä työntekijän että organisaation tarpeita, Poussu sanoo.

Tietotulva ja viestintäkanavien lisääntyminen on kasvanut huomattavasti lyhyessä ajassa. Vaikka teknologian tarkoituksena on helpottaa työntekoa, Huotilainen korostaa, että on tärkeää miettiä, miten teknologiaa tulisi käyttää, jotta se tukisi tehokasta työskentelyä. 

– Jatkuvat ponnahdusikkunat ja ilmoitusäänet keskeyttävät väistämättä työntekoa. Kunkin sovelluksen tuottajan tavoitteena on kuitenkin saada meidät käyttämään juuri heidän sovellustaan. Tämä voi johtaa siihen, että sovellus yrittää voittaa käyttäjän huomion keskeytyksillä, Huotilainen sanoo.

– Tietotulva ja viestintäkanavien määrä on kasvanut nopeasti. Vaikka teknologian tarkoituksena on helpottaa työntekoa, kannattaa pohtia, miten se tukisi parhaiten tehokasta työskentelyä eikä aiheuttaisi keskeytyksiä, Huotilainen korostaa.

Toimiva ja selkeä työkulttuuri tukee keskittymiskykyä

Huotilainen ja Poussu tarjoavat yksinkertaisia neuvoja, joiden avulla niin työntekijä kuin organisaatio voi parantaa keskittymiskykyä. Huotilainen neuvoo työntekijöitä yksin ja yhdessä tiedostamaan, mitkä asiat aiheuttavat keskeytyksiä. Työntekijä voi itse vaikuttaa joihinkin häiriötekijöihin, kuten työskentelypaikan valintaan työtehtävien mukaisesti tai äänten ja ponnahdusikkunoiden sulkemiseen.

– Ei kuitenkaan riitä, että jokainen ratkoo itsekseen oman työskentelytapansa. Organisaatioissa tulisi sopia yhteisistä pelisäännöistä. Välillä hämmennyn, kuinka vähän on jaettuja ohjeistuksia aivoergonomiaan liittyen, Poussu sanoo.

Selkeät säännöt ovat olennainen osa organisaatiokulttuuria, eikä niiden voi olettaa toteutuvan itsestään. Työn luonne määrittää millaisia tiloja tarvitaan ja millaiset pelisäännöt ovat toimistolla tärkeitä. Työyhteisössä voidaan sopia esimerkiksi, että tiettyyn kellonaikaan tehdään ainoastaan keskittymistä vaativaa työtä. Poussu kuitenkin korostaa, ettei keskeytyksetön työaika tarkoita työyhteisöstä eristäytymistä.

– Vaikka kyseessä on oma aivoergonomia, pitää muistaa, että yhteisöllisyys ja toisten avun tarve on myös tärkeää. Työelämä ei ole sooloilua vaan joukkuepeli. 

Poimi Minna Huotilaisen ja Noora Poussun vinkit, joiden avulla voit edistää keskittymistä: 

1. Sopikaa keskeytyksettömän työn käytännöt: onko toimistossa tälle pyhitetty alue, ja miten keskeytyksetön työaika merkitään muille näkyviin. Keskeytyksettömän työajan kalenterimerkintää tulee kunnioittaa yhtä lailla kuin kalenteriin merkattua kokousta.
2. Karsikaa turhat viestintäkanavat tietotulvan vähentämiseksi. Erilaisia viestintäalustoja ja sovelluksia on otettu käyttöön viime vuosina valtavasti, mutta harvoin mietitään, voisiko jonkun niistä poistaa.
3. Panostakaa viestinnän laatuun. Selkeä otsikointi ja kunnolla laaditut vastaanottajalistat auttavat jo paljon.
4. Huomioikaa, että jotkut ihmiset kuormittuvat melusta ja ympäröivästä liikkeestä herkemmin kuin toiset. Avokonttorissa on tärkeää olla mahdollisuus myös vetäytymiseen ja rauhoittumiseen.
5. Kannustakaa taukoihin, happihyppelyihin ja kävelypalavereihin. Vaativaa tietotyötä ei voi tehdä pitkään yhtäjaksoisesti. Aivot tarvitsevat lepoa ja happea työpäivän aikana.
   + Musiikilla on todistetusti kyky ylläpitää tarkkaavaisuutta. Kokeilkaa ja hyödyntäkää musiikkia oman tarkkaavaisuuden kehittämisessä.