Etätyö ulkomailla – ohjeet työnantajalle

Monella työpaikalla pohditaan, voisivatko työntekijät tehdä etätöitä myös ulkomailla. Onko sillä oikeastaan väliä, työskenteleekö kesämökillä Turun saaristossa vai lomatalolla Toscanassa? Ennen kuin etätyöskentely ulkomailla voi alkaa, asiasta täytyy sopia työnantajan kanssa. Työnantajan on valmistauduttava kunnolla sekä huolehdittava muun muassa työntekijöiden vakuutus- ja sosiaaliturvasta. Kokosimme työnantajille ohjeet, mitä pitää ottaa huomioon etätyöskentelyn tapahtuessa ulkomailla.

Etätyöpaikka vaikuttaa työnantajan vakuutuksiin

Pääsääntöisesti työnantaja vakuuttaa Suomessa tehtävän etätyön Suomen lainsäädännön mukaan ja ulkomailla tehtävän etätyön työskentelymaan lainsäädännön mukaan. Työnantaja maksaa myös sosiaalivakuutusmaksut, kuten työeläkevakuutusmaksut, siihen maahan, jossa etätyöskentely tapahtuu.

Kun etätöitä aiotaan tehdä ulkomailla, työnantaja voi kuitenkin hakea työntekijälle A1-todistuksen Eläketurvakeskuksesta. A1-todistus on osoitus siitä, että työntekijä kuuluu Suomen sosiaaliturvaan myös tehdessään etätöitä ulkomailla. Näin työntekijän eläketurva kertyy Suomeen ja hänellä on oikeus Kelan etuuksiin. Jos työntekijä saa A1-todistuksen, työnantaja maksaa sosiaalivakuutusmaksut vain Suomeen.

Lainsäädäntö, työterveyshuolto, tietoturva ja monta muuta selvitettävää asiaa

Sosiaalivakuutusmaksujen lisäksi työnantajan on tutustuttava työlainsäädäntöön ja verotusasioihin. Lainsäädäntö ja maiden väliset sopimukset vaihtelevat, joten työnantajan on tärkeää tutustua sekä Suomen että etätyön kohdemaan työlainsäädäntöön ja verotukseen. Kaikista asioista on sovittava työntekijän kanssa kirjallisesti etukäteen, jotta molemmat osapuolet voivat tarvittaessa tarkistaa sopimuksen sisällön. Jos etätyöskentelystä ulkomailla aiheutuu lisäkustannuksia, kuten verovelvoitteita, on etukäteen sovittava myös siitä, kuka kustannuksista vastaa.

Työnantajan on myös suunniteltava ja sovittava työntekijän kanssa, miten työterveyshuolto, tapaturmavakuutukset, tietoturva- ja tietosuoja sekä HR-asiat toteutetaan. Yrityksen työterveyshuoltoon saattaa Suomessa kuulua sairaanhoito, mutta etätyössä ulkomailla sairaanhoidon kustannukset voivat kuulua työntekijän vastuulle. Työnantajan työtapaturmavakuutuskaan ei välttämättä kata etätyössä sattuneita vahinkoja. Työnantaja voi ottaa vapaa-ajan ryhmätapaturmavakuutuksen, mutta työntekijä tarvitsee myös henkilökohtaisen matkavakuutuksen.

Tietoturva- ja tietosuoja-asioista on tärkeää sopia ennen kuin työntekijä aloittaa etätyöt ulkomailla. Työnantajan tarkat ohjeet, joihin työntekijän on tarvittaessa helppo palata, helpottavat työskentelyn sujumista ulkomailla.

HR-asioista varsinkin työsuojelu- ja työkykyasiat, esihenkilön tuki ja yhteisöllisyyden varmistaminen kannattaa suunnitella hyvissä ajoin. Työntekijän kanssa on hyvä sopia esimerkiksi siitä, miten työssä suoriutumista seurataan sekä milloin esihenkilö ja työntekijä ovat tavoitettavissa. Parhaimmillaan etätyöskentely ulkomailla tukee työkykyä ja sitouttaa työntekijän entistä vahvemmin yritykseen.

Muistilista työnantajalle

• Sovi kaikista asioista työntekijän kanssa etukäteen kirjallisesti.
• Sovi tarvittaessa, kuka vastaa ulkomaan etätyöstä aiheutuvista lisäkustannuksista.
• Tutustu Suomen ja etätyön kohdemaan työlainsäädäntöön.
• Perehdy Suomen ja etätyön kohdemaan verotukseen.
• Huolehdi työntekijän vakuutus- ja sosiaaliturvasta.
• Sovi työterveyshuollosta.
• Laadi ohjeet tietoturva- ja tietosuoja-asioista.
• Selvitä ja ohjeista työsuojelu- ja työkykyasiat.
• Suunnittele, miten etätyötä johdetaan ja yhteisöllisyys varmistetaan käytännössä.